כל החברות המעסיקות ומתחזקות עובדים צריכות לשמור על העובד או על תיק העובדים עבור כל עובד שהן מעסיקות. על מנהלי משאבי אנוש להיזהר שלא לכלול מידע רגיש בקובץ עובדים כללי, כגון רשומות רפואיות, כספיות, פליליות או ביטחוניות. סוגים אלה של מידע חייבים להיות מאוחסנים במקום מאובטח, על פי המדינה ואת החוק הפדרלי. סוגים אחרים של מידע לא רגיש יש לשמור בקובץ עובד ייעודי כדי לאפשר סקירה של העובד או לשמש ראיה בהתדיינות משפטית.
רשומות תעסוקה מוקדמות
יש לשמור בתיק של העובד מידע על תקשורת לפני העסקה, תיאור המיקום, העתקים של בקשת עבודה ראשונית, קורות חיים, הערות ראיון, הצעות עבודה, כל טופסי אימות שנחתמו, כגון קריאה והבנה של מדריך עובדים.
שכר, שכר ומידע מס
סוגים אלה של מסמכים כוללים רשומות גליון זמן, טופסי W-4 שהושלמו על ידי העובד, רשומות נוכחות, אישורי הפקדה ישירה, הצהרות W-2 שנתיות ומנדטים לתמיכה בילדים המשפיעים על שכר הבית של העובד.
הערכות ביצועים, ביקורות ואירועים
אם החברה שלך עורכת ביקורות ביצועים תקופתיות, עותק של כל ביקורת לגבי עובד מסוים צריך להיות ממוקם בקובץ העובדים של העובד. כמו כן, יש לציין בתיק את כל האירועים הנוגעים לסכסוכים עם עובדים או מנהלים אחרים, בעיות התנהגותיות, דפוסי היעדרות, תפקוד לקוי של עבודה ואזהרות בכתב.
הכשרה וחינוך
תפקידים רבים דורשים הכשרה ראשונית ומתמשכת, חינוך או הסמכה. מעסיקים צריכים לשמור תיעוד של כל תוכניות הכשרה כי העובד משלים. אם הוצא העובד תעודת סיום למסלול מסוים הנוגע לתפקיד, יש לשמור עותק בתיק.
חירום אנשי קשר והטבות
על כל המעסיקים לשמור רשימה של אנשי קשר דחופים עבור כל עובד, בין אם סביבת העבודה מסוכנת. בנוסף, יש להקליט את כל ההטבות הקשורות לעמדת העובד. היתרונות עשויים לכלול חופשה בתשלום, ביטוח רפואי, תוכניות החזר שכר לימוד כיסוי אחר.
