אם יש לך צרכן לקטר על מוצר או שירות כי לא לחיות את הציפיות שלך, אחת הדרכים הטובות ביותר כדי להבטיח את החששות נלקחים ברצינות היא על ידי כתיבת מכתב תלונה. למרות שזה עשוי להיות קשה לקבוע את הדרך הטובה ביותר להתחיל מכתב תלונה, ישנן מספר אסטרטגיות שונות אתה יכול לקחת.
פונה אל המכתב
התייחסות מכתב התלונה שלך לאדם מסוים תפחית את הסבירות כי המכתב שלך יהיה התעלם או "ליפול דרך סדקים." התחל את המכתב שלך על ידי פנייה אל האדם הספציפי שמוסמך להגיב על התלונה שלך. אל תשכח לכלול את שם האדם. בדרך כלל אתר האינטרנט של החברה יהיה מידע לגבי מי או לאן לכוון תלונות הלקוח. לפני כתיבת המכתב שלך לעשות קצת מחקר כדי לוודא שאתה שולח אותו לאדם המתאים.
להגיע לנקודה
התחל עם כותרת קצרה שמתייחסת לבעיה שאתה מנסה לפתור, לפני הפיסקה הראשונה שלך, עם פרטים רבים ככל האפשר. לדוגמה, אם התלונה שלך היא על טיסה של חברת תעופה, ציין את תאריך הנסיעה, המסלול ומספר הטיסה. אחרי הכותרת הכותרת הראשונה שלך צריך לסכם את התלונה. להגיע לנקודה במהירות, במשפט הראשון של הפסקה הראשונה שלך, ואת המתאר תלונות ספציפיות הקשורות למוצרים או השירותים של החברה. כלול פרטים רבים ככל שתוכל תוך שמירה תמציתית ומכובדת.
להתחיל עם חיובי
שיטה אחרת של הפעלת מכתב תלונה היא באמצעות הפסקה הראשונה שלך לומר משהו חיובי על המוצרים או השירותים של החברה לפני השקת התלונה שלך. גישה זו מעמידה את הקורא בעמדה פחות יריבה, אשר עלולה להוביל אותו להיות מוכן יותר לעבוד איתך כדי לטפל בתלונתך. התחל את המשפט הראשון שלך עם ניסיון חיובי היה לך עם החברה בעבר, הדגשת כמה תכונות חיוביות של החברה, ולאחר מכן מתאר את אופי התלונה שלך במשפט השני שלך או סעיף.
טיפים כלליים
USA.gov מציע טיפים על איך לכתוב מכתב תלונה יעיל, וציין כי לעתים קרובות מכתב העתק שנשלח בדואר היא הדרך האפקטיבית ביותר ליצור קשר עם חברה. כמו כן, סביר להניח שתקבל תוצאות טובות יותר אם תשתמש בנימה ישירה, לא עימותית; מכתב זועם, מאיים או סרקסטי עשוי להיות יעיל פחות ממכתב רגוע ורציונלי. בנוסף, עליך לציין בבירור כיצד אתה רוצה שהבעיה תיפתר. לבסוף, מסמך כל צעד שאתה לוקח וכל מכתב שאתה כותב, ולשמור עותקים.
