ככל שחולף הזמן, זה יכול להיות קשה יותר כדי לעקוב אחר תלמידים בוגרי עבור מפגשים או אירועים מיוחדים הקשורים לבית הספר. אגודת הבוגרים של בית הספר התיכון תסייע לתמיכה באירועים פרטניים, על ידי שמירה על רשימה מעודכנת של כל בוגרי בית הספר. לפני שאתם יכולים לארגן אירועים מיוחדים ולבקש תרומות או דמי חבר, אתם זקוקים לאגודה מחויבת לתכנון ואירוח של אירועי בוגרים.
להגיע אל תלמידי בית ספר תיכון עם מי אתה עדיין בקשר ליצור קבוצה עניין. לאחר שתסדר פגישה עם קבוצה זו, כל אחד מחברי הקבוצה יתקשר עם חבריו לכיתה שאיתם הם עדיין בקשר עם הצטרפותם לקבוצה.
פגוש עם נציגי בית הספר כדי להודיע להם שאתה מתחיל אגודת בוגרי תיכון. לקבוע אם זה הוא בית הספר הכללי אסוציאציה עבור כל המעמדות הבוגרים או איגוד מעמד יחיד. בקש רשימה של שמות וכתובת של תלמידי תיכון מתוך תיקי בית הספר. זה ייתן לך מקום להתחיל לעזור להתחיל ליצור רשימה של בוגרי ולהתחיל מסד נתונים.
תן לכל חבר בקבוצת האינטרסים לקחת מספר שמות מהרשימה לתואר ראשון כדי לעדכן את פרטי הקשר בוגרי. בקש מכל קבוצת אינטרסים לעקוב אחר חברי הכיתה על ידי יצירת קשר עם בני כיתה אחרים שהם עדיין מכירים או מתקשרים אליהם באתרי מדיה חברתית או באמצעות חיפוש מקוון עבורם. עדכן את רשימת הבוגרים עם כתובות הדוא"ל הנוכחיות, פרטי כתובת הרחוב או שניהם.
לכתוב מכתב לבוגרי בוגרי המסביר את התוכניות ליצור אגודת בוגרים. בקש מהם לספק פרטי קשר מעודכנים. שאל את המעוניינים להשתתף ב אגודת הבוגרים ליצור קשר עם חברי קבוצת הריבית.
לקבוע סדר יום לפגישה הראשונה אי פעם של אגודת הבוגרים. על סדר היום לכלול תוכניות לפיתוח המבנה הארגוני של האגודה, כגון חוקי עזר, הצהרת כוונות, תכנית פעולה, מטרות, מועמדים לעמותות ובחירות, ומבני מימון, אם בכלל.
כנס מפגש של המעוניינים להשתתף במועצת המנהיגות או במועצת המנהלים. להחליט מתי להחזיק מועמדים קצינים ובחירות ועל מנגנון ההצבעה. לארגן ועדה שתהיה אחראית על פיתוח תקנון הארגון ועל קבוצה אחרת שתציע רעיונות למימון פעילויות כגון תרומות מתנדבות, דמי חבר שנתיים או חסויות.
לקיים בחירות קצין ולהסדיר את תקנון הארגון.
בקשו מתנדבים בודדים להשתתף בוועדות נפרדות לטיפול בתקשורת של עמותות, פעילויות לגיוס כספים, אוספי דמי חבר, אם ייקבעו, ואיחוד אירועים.
לתזמן מועדי ישיבות של הוועדות, ולתאם את ישיבת הוועדות הקרובה כדי לכלול עדכוני הוועדה. לדוגמה, לתכנן את המנהיגות הבאה או מועצת המנהלים תאריך, זמן ומקום, ולכלול על סדר היום הצגת הוועדה על המבנה המוצע דמי חבר והציע פעולות גיוס כספים לבדיקה ואישור.
