כיצד לכתוב RFP

בקשה להצעה, הידוע גם בשם RFP, הוא מסמך שאתה יוצר כאשר אתה צריך לרכוש מוצרים או שירותים חדשים עבור העסק שלך. RFP מפרט את הצרכים הספציפיים שלך לספקים פוטנציאליים ומזמין אותם להגיש הצעות עבורך לסקור, ומאפשר לך לבחור את הספק שיכול לספק את הרמה הטובה ביותר של השירות עבור העסק שלך במסגרת התקציב שאתה מאפשר. אמנם אין פורמט סטנדרטי לכתיבת בקשות RFP, אך הוראות שלב אחר שלב יסייעו לך ליצור RFP יעיל וברור לכל צורך עסקי.

פריטים שתצטרך

מחשב עם תוכנית עיבוד תמלילים
מדפסת (עבור דיוור)
נייר (לדואר)
מעטפות / דואר (לדואר)
גישה לאינטרנט (לדוא"ל)

לקבוע את הצרכים שלך. אתה רוצה להקדיש זמן מה לקבוע בדיוק מה אתה מבקש וכמה אתה מוכן לשלם על זה. RFP יכסה הן את "יש צורך" שלך (הדרישות שלך) ואת שלך "נחמד ל-יש לך" (הרצונות שלך), אבל כדי להיות בטוח לזהות מה הספק חייב לספק או לספק כדי לקבל את העסק שלך. זהו חלק חיוני של התהליך - אם אתה לא יכול להגדיר את הצרכים שלך בבירור, אתה לא תקבל בחזרה הצעות מענה לענות על צרכים אלה.

טיוטת מתאר. שוב, בעוד אין כללים קשה ומהירה כיצד לכתוב RFP, לספק את המידע המדויק ביותר ספציפי אתה יכול. לכל הפחות, סביר להניח שתמצא את עצמך משתמש בכותרות של כותרות הכוללות מבוא (לא רק מבוא לחברה שלך, אלא לפרויקט / צורך וכיצד תרצה לראות את הצורך הזה), דרישות ("יש -האם יש ברשותך "), את קריטריוני הבחירה שבהם תשתמש כדי לקבוע למי תעניק את הצעת המחיר, את התקציב (כמה אתה מוכן להשקיע) ואת צירי הזמן (כמה מהר אתה צריך לעשות את זה). ייתכן שתמצא כי תוסיף או תחסר קטעים, לפי הצורך עבור RFP הספציפי שלך, או אפילו להוסיף סעיפים עבור מידע נוסף הספק היה צריך לדעת לפני מתן הצעות.

בשר את הדרישות שלך בסעיף. זה בדרך כלל החלק הארוך ביותר ואת אחד הדורש את תשומת הלב ביותר. הקפד לפרט את מה שאתה צריך לעשות, לא איך אתה צריך את זה לעשות, אלא אם כן התהליך הוא חלק חיוני וחיוני של הפרויקט. כמו כן, השתמש במילים ברורות כדי להבדיל בין "צריך שיהיו ברשותך" (השימוש יהיה, חייב, ואת הנדרש) ו "נחמד ל-יש לך" (עשוי, יכול, אופציונלי).

כתוב את ה- RFP שלך. אתה יכול לחפש באינטרנט RFPs לדוגמה אם אתה נתקל בלוק של סופר.

בדיקת איות והגהה של RFP שלך. בענפים מסוימים, נקודה עשרונית שלא במקומה יכולה לעשות הבדל עצום.

הפץ את ה- RFP שלך. אתה יכול לשלוח אותו בדואר אלקטרוני או ספקים פוטנציאליים שאתה מכיר, או להפוך אותו זמין בדרכים אחרות, כגון הצבת אותו באתר האינטרנט של החברה שלך.

בחר את הצעת המחיר הזוכה שלך.

טיפים

הכן את RFP 8 - 10 שבועות לפני שאתה צריך את הפרויקט או השירות. זה מאפשר זמן להצעות כדי לסנן ולהפוך את ההחלטה הטובה ביותר prossible.

החלט מראש אילו קריטריונים לבחירה תשתמש כדי לקבוע את ההצעה הזוכה. כל החברות יש כוח שונה יהיה להתאים את ההצעה שלהם כדי לשחק את נקודות החוזק. האם אתה מחפש את המחיר הטוב ביותר, הספק המנוסה ביותר, או את הזמן המהיר ביותר?

אתה יכול לדרוש ספקים כדי להכין את ההצעות שלהם בצורה מסוימת או פורמט, אבל להגיד להם את הדרישה הזו RFP.