כל בקשה להצעה צריכה לכלול מכתב כיסוי, גם אם ההצעה שלך מכילה סיכום מנהלים. כל אחד מהם משרת מטרה אחרת, והם פועלים יחד לא רק כדי ליצור רושם טוב, אלא גם כדי להוכיח שאתה מבין הן את הלקוח ואת דרישות העבודה. עם זאת, בגלל מכתב כיסוי צריך להראות לך להבין את דרישות המפתח של הלקוח מבלי להפוך הצעה מיני, כמה אנשים מוצאים את זה יותר קשה לכתוב.
הגדר את הצליל הנכון
מערכת היחסים שלך עם הלקוח הפוטנציאלי, ולפעמים ההוראות בערכת ה- RFP, קובעת אם המכתב צריך לקבל צליל רשמי או אישי. כל עוד אתה כנה וכנה, מכתבים מותאמים אישית שבו אתה מחמאה תודה הלקוח לעתים קרובות הם היעילים ביותר. לדוגמה, כולל הצהרות כגון "אני רוצה לנצל הזדמנות זו כדי להודות לך על כל העזרה שלך" ו "העזרה שלך והדרכה הוכיח להיות יקר" בגוף המכתב.
פורמט וסגנון
באמצעות נייר מכתבים מכתבים מכתב מכתב העסק, לחלק את המכתב לשלושה חלקים: מבוא, גוף פסקה סגירה קצרה. השתמש בגופן serif, כגון Garamond, ג'ורג'יה או Times New Roman, כמו אנשים רבים למצוא גופני serif קל יותר לקריאה. הגבל את מכתב הכיסוי שלך לא יותר מדף אחד או שניים.
הפתיחה
פתח את מכתב הכיסוי עם הצהרת פתיחה קצרה ורלוונטית כגון "מצורף ההצעה שהבטחתי לך" או "נהניתי לשוחח איתך על פרויקט ההצעה שלך". עקוב אחר זה עם פסקה שבה אתה מתקשר הבנה מלאה על ידי חזרה על ספציפיות דרישות המניעות את RFP. ספר לקורא האם ההצעה כוללת קבצים מצורפים, ואם היא עושה זאת, הדגש בקצרה את התוכן, וסיים את ההקדמה על ידי ציון מסגרת הזמן שבה מחיר המחיר תקף.
הגוף
כלול את כל המידע הנדרש, כגון ההיסטוריה של העסק שלך, הכישורים או הפניות שה- RFP עשוי להזעיק בגוף המכתב. פוקוס את שאר המכתב על פונה עד ארבעה צרכי הלקוח המפתח. לדוגמה, השתמש בנקודות תבליט כדי לסכם כיצד המוצר או השירות שלך יענו על הצרכים החשובים ביותר של הלקוח. לאחר מכן, הרחב על כל נקודת תבליט בפסקאות הנותרות.
תמונה 1 מתוך: סגור /
בפסקה הסופית, הקפד לספק מידע מלא עבור איש הקשר, כולל שם, כותרת, כתובת, מספר טלפון, מספר פקס וכתובת דוא"ל. כלול את "השלב הבא" או קריאה לפעולה, כגון "אני אצור איתך קשר בהמשך השבוע כדי לענות על כל שאלה שתהיה לך" או "אני אתקשר אליך בשבוע הבא כדי לדון בהצעה זו" סיים בביטוי מנומס השם והכותרת שלך.
