כיצד לכתוב דו"ח קצר עבור העסק

דוחות כספיים לבעלי המניות, תוכניות שיווק והערכות איכות הם כולם דוגמאות לדוחות שנכתבו לעסקים. דו"ח קצר הוא בדיוק כמו כל דו"ח אחר אבל עם פחות דפים. זה צריך המדינה את מטרות הדו"ח מפתח, לסכם את המידע הרקע, לסקור את החלופות ולהמליץ ​​על הדרך קדימה. התייחסו לדוח כפרוייקט - תכננו אותו, ואז כתבו אותו בסגנון ברור ופשוט. קצר הוא טוב, כי זה יותר סביר כי צדדים עסוקים או חסרי עניין אך חיוני יקראו את זה.

תכנון

פגוש עם הממונים כדי להבהיר את הדרישות, כי הם יקבעו את הפורמט של הדו"ח ותוכן. לדוגמה, דוח הערכת הפרויקט לא יהיה מובנה באותו אופן כמו תוכנית שיווק או דו"ח כספי.

חקור את חומר הרקע, כולל מסמכים שסופקו לך כאשר הוקצה לך הקצאת הכתיבה וחומר שאתה אוסף באופן עצמאי מהאינטרנט, מהספריה וממפגשים ושיחות עם בעלי עניין (כגון מנהלי יחידה עסקית, ספקים ולקוחות).

הכנת תבנית הדו"ח, כולל תקציר מנהלים, מבוא, קטעים לחלופות ופתרונות מוצעים, המלצות ומסקנה.

תוכן

כתוב את ההקדמה. בדרך כלל לא יותר מסעיף, ההקדמה צריכה לציין את מטרת הדוח ולזהות את סוגיות המפתח. זה צריך להיות מדריך עבור שאר הדו"ח אבל לא צריך לסכם את זה. לדוגמה, השורה הראשונה יכולה להיות: "מטרת דוח זה היא לבחון פתרונות לבעיות איכות שוטפות במתקן הייצור שלנו", ולאחר מכן תמצית של הנושאים העיקריים.

להרכיב את הגוף של הדו"ח. בדוגמה של מתקן הייצור, חלקים יכולים לכלול פרטים טכניים, רשימה של פתרונות חלופיים יחד עם ניתוח עלות תועלת עבור כל, והמלצות. תוכנית עסקית תהיה קבוצה שונה של חלקים, כגון מחקר שוק, ניתוח תחרותי ותחזיות פיננסיות. לא משנה מה הפורמט, הסעיפים צריכים להיות בסדר הגיוני, כך שהקורא לא צריך להעיף קדימה ואחורה כדי להבין את התוכן.

לסיכום הדו"ח על ידי הפניית בחזרה את מטרות הדו"ח. עבור דוגמת מתקן הייצור, המסקנה יכולה להיות תוכנית יישום עבור הפתרון המומלץ. עבור דו"ח כספי, המסקנה יכולה להיות נקודת מבט עסקית.

רשימת הפניות המצוטטות בתוך הטקסט על ידי זיהוי הפרסום הם הגיעו, הכותרת, המחבר ואת התאריך. פירוט מקורות רלוונטיים אחרים בסעיף ביבליוגרפיה או משאבים.

כתוב את תקציר מנהלים. בערך פיסקה או שתיים, לסכם את הדו"ח, כך מנהל עסוק יכול לתפוס את נקודות המפתח לרפרף את הפרטים מאוחר יותר. עבור דו"ח כספי, תקציר מנהלים יכול להיות רק טבלה המציגה מכירות מפתח ומגמות רווח.

הכן דף שער עם כותרת הדוח, תאריך ושמות המחברים והשתייכותם. כלול תוכן עניינים עבור דוחות שאורכם עולה על 15 דפים.

פנה למכתב ההעברה לאדם (מנהל או קצין קבלן), לא למחלקה. זהה את ההמלצות העיקריות של הדוח, ספק את פרטי הקשר שלך ורשום את הקבצים המצורפים.

טיפים

• טבלאות, תרשימים וחישובים מפורטים יש להציב כנספחים, אבל את המפתח takeaways צריך להיות משולב בדו"ח הראשי.