ביקורת היא הליך פורמלי מבקר מבצעת כדי לראות כיצד החברה פועלת ואיך זה יכול להשתפר. קיימים סוגים שונים של ביקורות, כגון ביצועים וכספים, אך כולם פועלים לפי אותו נוהל בסיסי. הנוהל בדרך כלל מחולק לארבעה חלקים עיקריים, כולל תכנון ראשוני, עבודת שטח, דיווח ומעקב עם סגירה.
כתוב ושלח מכתב התראה ראשוני ללקוח או למחלקה המבוקרת. פירוט כאשר הביקורת יתקיים, כמה זמן אתה מצפה שזה ייקח, הקצאה הקצאת הביקורת אם הקצין הוא אתה לא רשימת תיוג של סוג הנתונים תוכלו לחפש ואת הצורך במהלך הביקורת.
קבע פגישה עם מנהלי החברה או המחלקה. להגדיר את היעדים ואת היקף הביקורת עם מנהלי ולגלות מה המשאבים הזמינים. קבל מידע מעמיק על תהליכי החברה או המחלקה, גם כן. אפשר למנהלים להביע כל דאגה שיש להם לגבי הביקורת או לשאול שאלות.
לערוך סקר בסיסי של החברה או המחלקה. מטרת הסקר היא להשלים את מה שלמדת בישיבת המנהל ולעזור לך להבין טוב יותר את מטרות החברה, פעולותיה ומנגנוני הבקרה השוטפים שלה, כגון הליכי האישור.מגוון רחב של נתונים כגון מדריך החברה ואת הצהרות העובדים יכול להיות שימושי בשלב זה.
גיבוש תוכנית בסיסית של עבודת שטח בהתבסס על המידע שנצבר במהלך הפגישה והסקר. תוכנית עבודת השטח מתארת כיצד תקבל את שאר הנתונים שבהם תשתמש. זה יכול להשתנות על בסיס פריטים כגון כוח של פקדי החברה.
שוחח עם אנשי הצוות כדי לאסוף מסמכים - אלה משתנים בהתאם לסוג הביקורת הספציפי שאתה מנהל - ולקבל את התפיסה שלהם על מה שקורה בחברה. שאל מה הם חושבים שהחברה עושה טוב ומה יכול להשתפר ולמה.
עיין במסמכים שאספת מחברי הצוות. בדוק אם יש שגיאות כניסה או מידע מתנגש. בדוק שוב עם אנשי הצוות כדי לראות אם יש להם הסבר הולם את השגיאות או התנגשויות.
ודא שהתיעוד והנהלים בהתאם למדיניות החברה ולתקנות מקומיות אחרות, מדינה או פדרליות.
בדוק את הפקדים של החברה או המחלקה. בדיקה רק אומר שאתה מסתכל על תיעוד עבור עסקאות ספציפיות - בדרך כלל איפשהו בשכונה של 24 עד 36 - יותר מקרוב. ככל ששגיאות או פערים רבים יותר מוצאים בתיעוד ובראיונות, כך חשוב יותר. אם התיעוד מלמד שבקרות פועלות היטב, ייתכן שלא תצטרך לעשות הרבה בשלב זה. ביקורות שאינן בודקות את הבקרות אמורות לפעול לפי גישה מהותית.
לגבש כמה דעות ראשוניות על החברה או המחלקה וכיצד היא פועלת או יכול להשתפר. לספק משוב לחברה או למנהלי המחלקות ולבקש מהם תשובה בכתב להמלצותיך ולממצאים ראשוניים. התגובה צריכה להסביר כיצד מנהלים מתכוונים לתקן את הבעיות שבידדת.
צור טיוטה גסה של דוח הביקורת שלך. הדו"ח חייב לכלול מידע רקע ו מתאר את היקף הביקורת. הוא גם חייב להראות מה מצאת ומה ההמלצות שלך מבוססות על הממצאים האלה, כמו גם עותקים של או תשובות מהתגובות של מנהלים.
להיפגש עם מנהלים עוד פעם אחת ולדון בדוח הגס שלך. לספק להם עותקים ולענות על כל שאלה המנהלים אולי. מטרת המפגש היא להבטיח למנהלים להבין את כל מה שעשית ואת מה שהם צריכים לעשות כדי לשפר.
כוונן וערוך את הדוח שלך כדי ליצור טיוטה אחרונה. הטיוטה הסופית צריכה לכלול את תוצאות ישיבת ביקורת הביקורת. להפיץ את הטיוטה הסופית למנהלים.
מעקב עם המחלקה או החברה בתוך שישה עד 12 חודשים כדי לברר אם החברה או המחלקה ביצע שינויים כדי לתקן את הבעיות שזוהו במהלך הביקורת.
כתוב מכתב רשמי למנהלים המציין את מה שלמדת במהלך המעקב וכל עבודה נוספת שתידרש. אם החברה או המחלקה יש לעמוד בציפיות, לציין זאת במכתב המדינה כי לאחר עמידה ביעדי הביקורת כי אתה סוגר את הביקורת.
טיפים
-
להיות מוכנים למתח כלשהו במהלך תהליך הביקורת. אנשים לעתים קרובות עצב על שגיאות אתה עשוי למצוא, גם אם השגיאות חפות מפשע, כי טעויות רבות מדי יכול מתכוון עבודתם על הקו. להרגיע אותם כי זה התפקיד שלך פשוט לחקור, לא לתת שום פרסים או עונשים. תמיד להסביר את הסיבה המדויקת מדוע אתה מבקש נתונים ספציפיים כך העובדים להבין את ההיגיון שלך.
