ניהול התוכנית הוא תהליך של תכנון, ניטור, בקרה והערכה של מספר פרויקטים. כל הפרויקטים משולבים בפורטפוליו במשרד לניהול פרויקטים, אשר עוקב אחר האופן שבו כל פרויקט עשוי להיות קשור או קשור, עלויות של כל פרויקט וכן סיכונים הקשורים לכל פרויקט. בתחום ניהול התוכנית, התפוקות או התוצאות הסופיות של כל פרויקט הן מוקד עיקרי. הערכת תפוקות ניהול התוכנית תורמת לתכנון עתידי הדרוש כדי להבטיח שהפרויקטים הנכונים נבחרו בתוך תיק כדי למקסם את הביצועים הארגוניים.
ניהול פרויקטים
אחת המטרות של ניהול התוכנית היא לנהל מגוון של פרויקטים הקשורים. ככזה, פרויקטים עשויים להיות מתוזמנים בו זמנית או במרווחי זמן שונים. משרד ניהול התוכניות אחראי לקישור אסטרטגיות לכל אחד מהפרויקטים לפעולות שיאפשרו שיפור מתמיד בתחום ניהול התוכניות, וכן עקביות בשיטות ונהלים. מתן הדרכה בניהול התוכנית חשוב מאוד בניהול של תוכניות. מסיבה זו, מכון ניהול הפרויקטים מתמקד בניהול תחום ניהול התוכניות.
ניהול משאבים
אובייקט שני בניהול התוכנית הוא לנהל ביעילות ובאפקטיביות משאבים. זה כולל משאבים פנימיים וחיצוניים לתוכנית. לדברי מכון ניהול הפרויקטים, ניהול בעלי העניין הוא חלק בלתי נפרד ממשאבי ניהול התוכנית. בעלי העניין הם רשויות ניהול התוכנית, מנהלים ומשתמשי קצה או לקוחות. ללא השתתפות מלאה של בעלי העניין, ניהול התוכנית לא יצליח. ניהול המשאבים נדרש כי התוכניות עשויות להיות גלובליות וכוללות פעילויות מורכבות או משימות, לעתים קרובות מעורבים תרבויות שונות ואזורים גיאוגרפיים.
סיכוני בקרה ועלות פרויקטים
מטרות אחרות של ניהול התוכנית כוללות שליטה בסיכונים לפרויקט ועלויות הפרויקט על ידי ביצוע ניתוח סיכונים. ניתוח סיכונים מורכב מזיהוי, ניתוח ותעדוף של סיכונים כדי לספק מימוש של הטבות בתוכנית. זיהוי הסיכונים מחייב תיעוד של אירועים ידועים, עכשוויים המשפיעים על עלות הפרויקט, לוח הזמנים או הביצועים הכוללים וכן תיעוד של אירועים העלולים להתרחש בעתיד הקרוב, במהלך מחזור החיים של הפרויקט. ניתוח הסיכונים מאפשר לתכנית לצמצם את האסטרטגיות על ידי תיאור האופן שבו ניתן למזער סיכונים, לבטל אותם, להימנע מהם או להעבירם למקור אחר. לאחר סיכוני עדיפות, עלויות של כל פרוייקט בתוך תוכנית מוגדרים על מנת להבטיח כי פרויקטים הם במסגרת התקציב של הארגון.
