תוכנית ניהול התוכנית משמש לקבוצה מספר פרויקטים עצמאיים על מנת להשיג תוצאה עסקית אסטרטגית. לעתים קרובות בניהול התוכנית הרבה להתמקד ממוקמת על כתיבת מסמך התוכנית ופחות להתמקד ממוקמת על יישום. יש להשקיע כמות שווה של מאמץ על מנת ליישם את התוכנית על מנת להבטיח ביצועה בהצלחה, וכי כל חריגה מוכרת ומנוהלת בהתאם. בדרך כלל, באחריות מנהל התוכנית או צוות ניהול התוכנית לקחת את הבעלות המלאה על תוכנית התוכנית ולהבטיח שהיא מיושמת ביעילות.
פריטים שתצטרך
-
תוכנת גיליון אלקטרוני
-
תוכנת עיבוד תמלילים
-
דוא"ל
-
מכשיר טלפון
להקים שרשרת של הפקודה. הגדר שרשרת ברורה של פקודה עם תהליך קבלת החלטות רשמית. ודא כי התהליך הוא פשוט והוא יכול לתמוך מהירה להסתובב פעמים כך יישום לא נעצר. להבטיח תהליכים מוגדרים לא נעקפים על ידי ניטור מתמיד של המצב.
לפתח תקני תוכנית ואינדיקטורים הצלחה. זהה את הסטנדרטים שישמשו למדידת האינטגרציה של רכיבי התוכנית השונים. תקני מסמך הקשורים לתהליכים, תקשורת, נתונים, דוחות, תבניות ושיטות הפצה על מנת להבטיח שילוב של פרויקטים ומשימות שונים המהווים חלק מהתוכנית.
זהה תזמון ביצוע ודיווח על סטטוס. פרטי המסמך של שלבי הפרויקט העיקריים, לוחות זמנים ואבני דרך. זיהוי משתתפי התכנית ותורמים בפרויקט ולספק להם תיעוד בכתב של האחריות שלהם מנגנוני הדיווח. זה ישמור על צוות ממוקד ועל משימה.
לתקשר, לתקשר, לתקשר. כל הצדדים המעורבים בתוכנית ניהול התוכנית זקוקים לתקשורת מתמדת. על התקשורת לכלול יוזמות ופעילויות מתמשכות, דו"חות ביצועים, הצלחות והישגים, וכלי משוב, תשומות והערות.
להעריך את התהליך ולאחר מכן להעריך מחדש את התוכנית. לאסוף באופן קבוע משוב מהמשתתפים ולהעריך אם המטרה מושגת. כמו כל פרויקט מפתח מסתיים, לקיים דיון רשמי לדון בתהליך. בתהליך זה, לחגוג את ההצלחה, לזהות תחומי שיפור ולשנות את המשאבים לפי הצורך כדי לבצע אופטימיזציה של הביצועים. אם מטרות לא מושגות, להעריך אם הם צריכים להשתנות.
לפתח תוכנית אימון. אם התוצאה של תוכנית ניהול התוכנית תביא למערכת או לתהליך חדש, יש לפתח תוכנית רשמית שתספק הכשרה ומשאבים לכל המשתמשים ובעלי המערכת. התוכנית צריכה להתוות תוכניות הכשרה, תקשורת וניהול שינוי.
טיפים
-
• זיהוי פרמטרים המפעילים ביקורת מעמיקה פורמלית במונחים של זמן, עלות, אנשים או איכות מתוכנית הפרויקט המאושרת. • התוכנית היא הנחיה, לא מערכת של כללים. חשוב לעשות סטיות אם הם מוצדקים. • פוסטר תקשורת פתוחה. להקשיב למשוב מכל הצדדים המעורבים בתהליך; הם עשויים להיות פתרונות יעילים יותר כדי ליישם חלק מהתוכנית.
אזהרה
• זה הופך להיות מאתגר לזכור מי אמור לעשות מה על פי כל גרסה של התוכנית. תיעוד ותקשורת כתובה מתמשכת יקל על הניהול. • לבנות באחריות על מנת להבטיח כי תהליך היישום לא נעצר. • להיות גמיש. שינויים לא מתוכננים עשויים להתרחש. אם הם עושים, להעריך את השפעתם ולבצע התאמות בהתאם. הישאר מודע למשאבים שהוקצו.
