אם אתה שולח מכתב עסקי להעתיק קשה, אתה בטוח אם אתה מקל על פורמט רגיל, מסורתי. אוניברסיטת Purdue מציע לך להתחיל עם השם שלך ואת הכתובת - אלא אם כן זה נייר מכתבים - ולאחר מכן את התאריך מתחת. להלן כתוב את שם הנמען וכתובתו, ואחר כך את ההצדעה. אם אתה שולח הרבה מכתבים, אתה יכול לחסוך זמן על ידי הגדרת תבנית במחשב.
בדוק את העובדות שלך
אתה לא תנצח לקוחות או להשפיע על אנשים אם אתה מקבל את העובדות הבסיסיות טועה. מכון אמילי פוסט אומר שאתה צריך להיות בטוח השם של הנמען ואת הכתובת, ואת השם המדויק של העסק שלה, לפני שאתה בדואר את המכתב. אם שם הנמען הוא נייטרלי מבחינה מינית, כגון פאט או סם, גלה, אם אתה יכול, אם אתה כותב לגבר או לאשה. כאשר אתה כותב את המכתב, הגהה כדי לאשר את האיות הכל כראוי.
כתיבה לזרים
אם אתה כותב למישהו שאתה לא מכיר היטב, כגון לקוח פוטנציאלי, לשמור על דברים רשמיים באמצעות גב ', מר או ד"ר, לפי הצורך. אם אתה לא מכיר את המין, הפעל אותו עם "פאט סמית היקרה". אם כל מה שיש לך הוא כותרת כגון מנהל מכירות, "מנהל מכירות יקר" מקובל. עם זאת, מגזין בע"מ אומר שאם אתה יכול למצוא את השם הנכון, זה עדיף. אם זה מישהו שפגשת, "פט היקר" עשוי להיות מקובל - זה שיחת שיפוט תצטרך לעשות.
שמור את זה תמציתי
כאשר אתה כותב מכתב עסקי, לשמור את זה תמציתית. אם יש לכם קשר כלשהו - פגשתם בלשכת המסחר, המליצו עליה עמית - אולי כדאי שתביאו את זה, מציין זירוקס באתר האינטרנט שלה. ואז להגיע לנקודה של המכתב, אשר אמור להיות מה יש בו עבור הנמען. אם זה מכתב מכירות, למשל, אתה רוצה להעלות את היתרונות של קונה ממך. אל תתקרב אליו כמו הפיצוץ בדוא"ל, גם אם אתה שולח תריסר מכתבים דומים, עשה את זה בודדים ככל האפשר.
בחר מילים בזהירות
אם אתה כותב למישהו בחברה שלך, הבחירה שלך עשויה להיות תלויה לא רק אם פגשת אותה אלא אם זה הממונה שלך, מנכ"ל או אחד הכפופים שלך. העולם יועץ המשרד אומר שאתה צריך לבחור את המילים שלך בזהירות, כדי למנוע משהו חוזר כדי לפגוע בקריירה שלך. גם אם אתה דן בבעיה או שולח מכתב אזהרה, שמור על נימה מתונה, מנומסת - אל תכתוב כשאתה כועס.נניח שכל מה שתאמר לא יישאר פרטי, כי לעתים קרובות זה לא יהיה.
