כבעל עסק קטן, אתה רוצה ליצור סביבת עבודה פרודוקטיבית המדרבן יצירתיות וחדשנות. חלל קטן, צפוף עם רהיטים ישנים ומחשבים מיושנים יכולים להשפיע על המוראל של העובדים ועל הביצועים הכוללים. לכן, חשוב להקים מערכת משרד מודרני שומר על הצוות שלך עוסקת מוטיבציה. תחשוב על זה כהשקעה בעסק שלך.
טיפים
-
מערכת משרדית היא רשת של משאבים מקושרים המבטיחה סביבת עבודה חלקה.
מהי מערכת Office?
המונח מערכת המשרד יש משמעויות שונות לאנשים שונים. ככלל, הוא מתייחס למרכיבים השונים ולגורמים השונים של המשרד, ממחשבים ומציוד עבודה למבנה הפיזי והאווירה. זה גם מכסה את האופן שבו העובדים אינטראקציה תרבות המשרד הכולל.
ללא אלמנטים אלה, המשרד הוא רק חדר או מקום ריק. זה העם והציוד שהופכים את החלל הזה לסביבה מושכת ויזואלית, פרודוקטיבית שמתאימה לחזון ולמטרות שלהם. למעשה, כמה מקורות אומרים כי התפוקה היא עד 20 אחוז גבוה יותר חברות עם משרדים מעוצבים היטב ___ העובדים צריכים להרגיש בטוחים ונוחים במקום העבודה יש גישה לציוד איכותי, כך שהם יכולים להשיג ביצועי שיא.
למרחב העבודה הפיזי יש השפעה ישירה על הפרודוקטיביות של הצוות שלך ועל שביעות רצונך בעבודה. רווחת העובדים והביצועים במקום העבודה קשורים מאוד. עובדים מאושרים ירגישו יותר מוטיבציה ויעבדו קשה יותר כדי לסייע לארגון לצמוח ולהשיג את מטרותיו. זה יביא לקוחות מאושרים ושירותים באיכות גבוהה יותר.
לשפר את זרימת המידע
מערכת משרדית פונקציונלית תבטיח לעובדים שלך גישה הידע שהם צריכים כאשר הם זקוקים לו. לכן, זה חיוני כי אתה מספק להם מערכות מחשב מודרניות, תוכנה וציוד המסייע להקל על זרימת מידע. שקול להשקיע כלי שיתוף פעולה צוות כגון Slack ו Asana, מערכות ה- VoIP, תוכנות המשרד, Ethernet וניהול פרוייקט תוכנה.
בעזרת משאבים אלה, הצוות שלך יקבל גישה בזמן אמת לנתונים ויכול לתקשר בצורה יעילה יותר. עובדים הנוסעים או עובדים מרחוק יוכלו לשתף קבצים בדרכים, לשוחח עם עמיתיהם דרך האינטרנט ולהחליף מידע במהירות. כלים מסוימים כגון תוכנות לניהול פרויקטים יכולים לייעל משימות הדורשות זמן רב, לשפר את שיתוף הפעולה וליצור דוחות עם תובנות חשובות לגבי הפרויקטים שבהם אתה עובד.
שקול שכירת מנהל Office
כבעל עסק, ייתכן שלא יהיה לך את הזמן או המומחיות הדרושים כדי להבטיח את תפקוד תקין של מערכת המשרד. אתה מעדיף להתמקד בהיבטים המרכזיים של העסק שלך, כגון רכישת לקוחות חדשים או הרחבת הפעילות שלך. במקרה זה, לשקול שכירת מנהל המשרד. הוא יבטיח כי המשרד שלך פועל בצורה חלקה, לארגן את הפריסה, לקבוע פגישות ולקבוע איזה סוג של תוכנה וציוד אחר הצוות שלך צריך.
התפקידים של מנהל המשרד תלויים בתעשייה ובסוג העסק. מי שעובד במשרד עורכי דין, למשל, יהיה אחראי לאחריות שונה מזו המועסקת על ידי סוכנות יצירתית או חברת מחקר. באופן כללי, מנהלי המשרד אחראים:
- השלמת משימות ניהוליות
- פיקוח על עובדים
- ארגון אירועים, מפגשים וכנסים
- רכישת תוכנות עסקיות, ציוד משרדי וציוד
- ניהול תקציבים משרדיים
- הבטחת ציות לעובדים למדיניות הבריאות והבטיחות
- הכנת דוחות
- ניתוח צריכת האנרגיה
- שמירה על מלאי במלאי
- שמירה על מצב המשרד
- זיהוי חוסר יעילות ותחומי שיפור
- פתרון קונפליקטים והקצאת משימות
יתר על כן, אנשי מקצוע אלה יכולים להסביר את הטכנולוגיה במשרד ואת נוהלי ניהול לצוות שלך, לספק הכשרה ולבצע משימות IT כלליות. חלקם עשויים אפילו להתמודד עם שכר וחשבונאות. התפקיד העיקרי שלהם הוא להבטיח את תפקוד חלקה של המשרד שלך.
יצירת תרבות משרד חיובית
מלבד השקעה בציוד איכות ועמידה בנוהלי בריאות ובטיחות, חשוב שתיצור תרבות משרדית חיובית. העובדים שלך הם הנכסים היקרים ביותר שלך, כך שאתה צריך לספק סביבת עבודה שבה הם נהנים לבזבז זמן. התרבות של החברה היא מרכיב מרכזי של מערכת המשרד יעיל.
דגש על יצירת אווירה שבה אנשים מרגישים מעורבים מוטיבציה. קח את הזמן להקשיב למה שיש להם לומר ולבקש משוב שלהם באופן קבוע. הם עשויים לבוא עם רעיונות חדשים והצעות כיצד להפחית את עלויות התפעול, למשוך יותר לקוחות או לעשות דברים טוב יותר ומהיר. עודד אותם להביע את דעתם ולהגיד לך מה הם צריכים לעבוד בצורה יעילה יותר.
דברים פשוטים כגון אספקת קפה חינם, מעבר לשולחנות ארגונומיים וחגיגה של הישגים קטנים יחדיו יכולים להתקדם הרבה לקראת שביעות רצון העובדים ופרודוקטיביותם. למעשה, ארגונים עם עובדים העוסקים מדווחים על 202 אחוז ביצועים גבוהים יותר מאשר אלה בלעדיהם. מערכת משרד מעוצבת היטב יכול להיות בדיוק מה שאתה צריך כדי להרחיב את העסק שלך ולהשיג יתרון תחרותי.
