במהלך חודש העסקים של החברה, רואי החשבון מבצעים מספר ערכים למערכת החשבונאית. חלק מהרישומים האלה מופיעים כרשומות ספר חשבונות הנקראות "תנועות יומן", שבוצעו ישירות בספר החשבונות הראשי. חלק מהערכים האלה, כאשר נכנסו בחודש אחד, חייבים להפוך את החודש הבא כדי לנקות את החשבון. תחום אחד אליו חל הדבר הוא צבירה חודשית.
היפוך ערכים
ערך המחייב היפוך כולל סכומים שהוכנסו למערכת החשבונאית על מנת להקצות הוצאות הנמשכות שתי תקופות חשבונאיות. לדוגמה, אם חשבונית בגין תשלום הלוואה בריבית בלבד מגיעה בכל חודש ב -15 בחודש, רק מחצית מהרשומה חלה על החודש הנוכחי, ואילו המחצית השנייה של הערך חלה על החודש הבא. כדי להתאים את העסקה, רואה החשבון היה מחצית הסכום של החודש בחודש הנוכחי ולעשות כניסת התאמת עבור המחצית השנייה של הסכום. בתחילת החודש הבא, רואה החשבון צריך להפוך את ערך ההתאמה כדי לנקות את החשבון. היתרון של שימוש בערכים היפוך הוא בכך שהוא מאפשר לרואה החשבון לשקף הוצאות בתקופה שהם מתרחשים.
צבירה
רואי חשבון יוצרים ערכים לפריטים שאינם מקבלים. לדוגמה, אם חיבת לקוח עבור $ 500, אך עליך לשלם לספק $ 100 להשלמת העבודה עבור חשבונית זו ולא קיבל את חשבונית הספק, עליך לצבור אותה. המטרה היא להבטיח כי בהכנסות שנוצרו נרשמות ההוצאות גם כן. במשך החודש שחייבת את הלקוח $ 500, היית צובר הוצאה של $ 100 עבור הספק, דבר המחייב כניסה לאחור בחודש הבא. עם זאת, כאשר אתה צובר ולהפוך ערכים, אתה לא יכול לשכוח לעשות את היפוך כניסה או חשבון ההוצאות שלך יהיה מוגזם. החסרון של שימוש בהכנסות היפוך הוא האפשרות כי אתה תשכח לעשות אותם.
עבודה כפולה
הפיכת ערכים היפוך דורש מערכת למעקב אחר אותם כדי להבטיח שהם הושלמו בהצלחה. ללא מעקב אחר היפוך רשומות על גיליון אלקטרוני, לא תדע מה להפוך בתקופה הבאה. מערכות חשבונאות המחייבות אותך להזין רשומות היפוך באופן ידני מחייבות את רואה החשבון לעשות עבודה כפולה. עבור כל כניסה שבוצעה הדורשת היפוך בתקופה הבאה, על החשב לבצע שתי רשומות, אחת בכל תקופה. זה יכול להיות משימה מסורבלת ודורש מעקב אחר כל השגיאות, כי הסכומים שהוכנסו בתקופה אחת והופך הבא חייב להיות זהה לאפס החוצה.
חשבונות מוגזמים או מתמטיים
חסרון נוסף לשימוש בערכים היפוך הוא כי שגיאות יכול להגזים או להמעיט את החשבון. בעוד שהצבירה מאפשרת לחשבונאי לעקוב כראוי אחר ההוצאות, אך לא קיבל הכנסה או הוצאות, שכחה להפוך את הערך עשויה להגיע לסכום מופרז או מאופק בחשבון, מכיוון שהיעדר ההיפוך יהיה חסר.
ערכים נוספים, שגיאות נוספות
שימוש בכניסות היפוך מכפיל את עבודתו של רואה החשבון, והסיכוי לטעויות גדל כאשר העבודה הידנית גדלה. מערכת המספקת את ההמרה האוטומטית של הערכים המצטברים עשויה להיות היעילה ביותר, מכיוון שהרשומה המקורית חייבת להתבצע רק פעם אחת. אף על פי שהחשבון עדיין יבדוק את הערכים הפוכים, היא לא תצטרך להכפיל את עבודתה.
