מלאי בזמן, או JIT, הוא תהליך שנועד לצמצם את ההשקעה העסקית במלאי, ובכך לשחרר את הכספים להשקיע בחלקים אחרים של החברה, כגון עבודה או תשתית. החברות נושאות כמויות מופחתות של חומרי גלם, בהסתמך על מערכת חשבונאית מתוחכמת, המנבאת צרכי מלאי עתידיים ומזמינה אותן בדיוק לפני שנדרשות. משלוחים קטנים יותר אבל תכופים יותר, יצירת מלאי קטן מסתובבת של אספקה טריים. המטרה של מערכת זו היא לקבל רכיבים נמסר למתקן זמן קצר לפני שהם זקוקים במקום לשמור מלאי גדול של חלקים או מרכיבים על היד. עם פחות כסף קשור בחומרי אחסון, חברות חופשיות לשפר או להרחיב בקלות רבה יותר.
ישנם מספר יתרונות וחסרונות של מערכות מלאי בזמן אמת. בצד החיובי, ההון החוזר אינו קשור, יש פחות סיכוי של המלאי להיות מיושן באחסון וקל יותר לשנות הזמנות ייצור כי יש כל כך מעט מוצר על היד כדי לעבור. זה לא כל חיובי, עם זאת. גם עם חיסכון משמעותי על פני הלוח, יכול להיות מספיק חסרונות של JIT לעשות כל בעל עסק לקחת ברצינות את התהליך.
חסרונות מלאי בזמן אמת
במערכות המלאי בזמן אמת, חברות מזמינות כמות מינימלית של מלאי כדי להגיע עד למועד המשלוח הבא. מסעדה באמצעות מערכת זו על לוח זמנים משלוח שבועיים רק להזמין מזון מספיק כדי להימשך ממוצע של ארבעה ימים בשווי של העסק. רוב המערכות הללו מבוססות על נתוני השוואה מהשנה הקודמת, והן מניחות כי העסקים יישארו יחסית סטטיים משנה לשנה. אם המתחרה העיקרי של המסעדה יוצא פתאום מהעסק, הוא יכול לראות עלייה פתאומית בהכנסות שלא תוכננה מראש. כתוצאה מכך, ייתכן שלא נותר מספיק מזון על המדפים עד סוף השבוע. מציאת מקורות חלופיים לאספקת מזון לחרום יכולה להיות בלתי אפשרית או, במקרה הטוב, יקרה מאוד.
מצד שני, ירידה פתאומית ובלתי צפוי בעסקים יכול מתכוון עודף מרכיבים על המדפים, אולי מפונק לפני בשימוש. עם מערכת אוטומטית, זה יכול להיות שניים או שלושה מחזורי המלאי לפני בעל עסק יכול להתאים את כמות המוצר מגיע זה גם קובע בעיה לשנה הבאה, שכן המערכת תהיה צפויה ירידה בעסק שוב יהיה כנראה לא להזמין מספיק מרכיבים במשך השבוע.
קושי עם הפתעה
אחד החסרונות הגדולים ביותר בזמן של עסקים בזמן הוא חוסר גמישות כשמדובר מזל טוב. ברוב העסקים, לקוח נכנס ורוצה להזמין כמות מסיבית של מוצרים הוא דבר טוב. עבור חברת חולצת טריקו עם חשבון בית ספר חדש, זה יכול להיות עושה את הלקוח החדש לחכות יותר ממה שהוא רוצה רק כדי לקבל הזמנה מלאה. עסקים קטנים לא יכולים להרשות לעצמם לבטל את הרוח, אבל זה יכול להיות כמעט בלתי אפשרי למצוא מספיק חומרי גלם בהודעה קצרה כדי לטפל באותם לקוחות חדשים רווחית.
זה יכול להיפתר באחת משתי דרכים. במקרה הראשון, הלקוחות החדשים יכולים לקבל את הסדר הרצוי, אבל הם יצטרכו לחכות הרבה יותר זמן כדי לקבל את זה בגלל חוסר המלאי. בהתאם לסוג מסוים של חולצה שהם רוצים, זה יכול לקחת שבועות כדי למצוא אספקה מספיק גדול כדי לספק את הלקוחות החדשים. מצד שני, אם בעל חנות חולצת טריקו מצליח למצוא אספקה מוכנה של חולצות בסיסיות שיספקו את הלקוח, סביר להניח כי הם יעלה יותר כסף מאשר הספק הרגיל של החנות יגבה. לקוח windfall באמת יכול בסופו של דבר עולה את הכסף של החברה על ידי הפחתת שולי הרווח כמעט כלום.
דרושים עוד תכנון והדרכה
עסקים קטנים רבים לעשות מלאי וחומרים הזמנת ביד באמצעות נייר ועיפרון, לפחות בהתחלה. אפילו אלה גדולים מספיק כדי צריך או רוצה תוכנית מלאי המחשב לעשות זאת עם יישומים פשוטים. ברוב המקרים, זה מספיק כדי לקחת מלאי כמה פעמים בחודש, רק כדי לעקוב אחר מה שאתה צריך. במקרים אלה, המלאי הוא תהליך פשוט ניתן ללמד בקלות לכל עובד בתוך פרק זמן קצר.
עם מערכת המלאי JIT, תהליך המלאי כולו מורכב יותר. העובדים חייבים להיות מאומנים לקחת מלאי מפורט מאוד על בסיס תדיר מאוד. הדיוק הוא חיוני, כי מערכת ההזמנות כולה עבור החברה מבוססת על מספרים אלה. העובדים יצטרכו ללמוד להשתמש במערכות מחשב משוכללות, אשר יכולות להיות מאתגרות עבור אלה שאינם מכירים את המחשבים המותקנים במשרד. על מנת להכשיר ולשמור עובדים שיכולים להתמודד עם חובות המלאי האלה, ייתכן שיהיה עליך להגדיל את עלויות העבודה. בנוסף, תצטרך למצוא ספקים שמוכנים לעבוד איתך על ידי אספקת אספקה פעמים רבות בכל שבוע מבלי להוסיף חיובים משלוח מופקע לכל הזמנה. זה גם נוהג חכם ליצור קשרים עם ספקים פחות עבור ספקי חירום במקרה של הפסקה בתהליך המלאי / משלוח.
שרשרת אספקה צמודה פירושה פחות שליטה
רוב בעלי העסקים הקטנים גאים ביכולתם לתמרן ולשנות דברים במהירות כאשר הכוחות הכלכליים סביבם קוראים לזה. עם מערכות מלאי בזמן אמת, זה הרבה יותר קשה לעשות את זה. מאפייה שכונתית תדע בדרך כלל מתי החגיגות המקומיות יתרחשו ויזמינו בהתאם. אבל אם האופה מגלה כי מתכנן חתונה חדש מחפש אספקה חירום של עוגות מהודרות, יש לה סיכוי קטן להגביר ולהושיט יד לתפקיד.
גם אם היא מצליחה לקבל את ההזמנה עוגה, אם הספק של האופה של קישוטים עוגה כסף הוא מתוך המלאי, יש לה פחות אפשרויות להציע את הלקוח החדש הפוטנציאלי. כל סוג של הפרעה בשרשרת האספקה בכל מקום במערכת בסופו של דבר ישפיע על השורה התחתונה של העסק הקטן באמצעות מערכת זו. עם פחות אפשרויות להציע ללקוחות ופחות הזדמנויות לשנות תוכניות עסקיות בהתראה קצרה, מלאי בזמן אמת יכול לצמצם הזדמנויות שעלולות לגדול אחרת עסק קטן.
בעיות עם אסונות טבע
טורנדו, הוריקנים, שיטפונות ואסונות טבע אחרים יכול להיות בעל השפעה עצומה על כל עסק, כמו יכול תסיסה אזרחית או פעולות המשטרה. ההבדל עם מערכות מלאי בזמן אמת הוא שהאפקט יכול להיות מורגש הרבה יותר. הסכנה היא לא רק מה קורה כאשר חירום מתעוררים ליד העסק, אלא גם כאשר הם קורים בתחומים אחרים שבהם הספק של העסק קורה.
בית קפה מקומי באמצעות הזמנת JIT יהיה בדרך כלל לשמור על שעועית מספיק על ידו במשך שלושה או ארבעה ימים של ממוצע המכירות. הם עשויים מלאי מלאי של יום נוסף אבל לא יותר מזה. אם הצלה שלהם, הממוקם במדינה הבאה, הוא נפגע עם טורנדו או אש, בעל בית הקפה יהיה מעט זמן כדי לטרוף ולמצוא ספק שעועית חדשה. אם הלקוחות שלו משמשים לתערובת מסוימת של תערובות קנייניות, ייתכן שהוא לא יוכל להשאיר את הדלתות פתוחות יותר מכמה ימים לפני שנגמר המלאי.
הצורך בהשקעות IT גבוהות יותר
רק בזמן-זמן מערכות המלאי הם כל כך מורכבים כי הם כמעט בלתי אפשרי לנצל ללא מחשב ותוכניות ייעודי. חברות יצטרכו מעקב מלאי, הזמנת הסדר, מכירות חיזוי שורה של תוכניות אחרות כדי להפוך את מערכת זו לעבוד כראוי. משמעות הדבר היא השקעה גדולה הן חומרה ותוכנה בתוספת זמן הכשרה עבור עובדים ועובדים. יהיו עלויות עבודה נוספות, חובות פיקוח נוספות ועוד זמן הדרוש להזנת נתונים.
לאחר שכל המערכות הללו מותקנות והאנשים הוכשרו, החברה כולה מסתמכת כיום על מערכת המחשב לעבוד ללא דופי. ברוב המקרים, הם עושים, אבל בעיות לעשות. זו הסיבה שמחלקות IT קיימות. כל עסק עם מערכת JIT צריך להיות בעל מערכת יחסים עם מומחה IT שמכיר את החומרה שהותקנה בו, כמו גם היכרות עם אנשי מקצוע העובדים בחברת JIT. אף חברה לא יכולה להרשות לעצמה לקבל את מערכת המלאי שלהם לא מקוון במשך ימים, בין אם זה בגלל באג בתוכנה או תקלה במחשב. תיקון חירום יכול להיות יקר ואולי אפילו לא יהיה זמין בלילות או בחגים. בעלי עסקים חכמים ליצור תוכנית גיבוי למקרי חירום, אבל הם stopgaps זמני במקרה הטוב.
הסתמכות הכרחית על ספק אחד
הגדרת מערכת JIT דורשת יצירת קשרים עם ספקים גדולים שיספקו את חומרי הגלם השבועיים לצרכים עסקיים. בעוד קשרים עסקיים אלה יכולים להיות תועלת לכל חברה, יש חסרונות להסדר זה גם כן.
בעל מסעדה פיצה אשר מסתמך על חברה אחת אספקת מזון יש את היתרון של לדעת כמה היא תשלם עבור פפרוני וקמח בכל שבוע, מה שהופך אותו קל יותר לשלוט על עלויות המזון. מצד שני, היא מוגבלת ביכולת שלה להסתכל על המתחרים הספק שלה כדי לראות מה המחירים שהם מציעים עבור אותם מוצרים. אם ספק ברחבי העיר מציע פפרוני למחצית המחיר באותו שבוע, היא לא יכולה פשוט מקום אחד לפני חוזר הספק יציב שלה. היא יכולה לשנות ספקים, אבל אין דרך פשוט חנות סביב כדי למצוא את המחירים הטובים ביותר בכל שבוע.
אותה בעיה מתרחשת אם הספק מחליט להעלות מחירים. בעל חנות פיצה הוא תקוע לשלם את המחירים הגבוהים עד שהיא יכולה למצוא ספק דומה המציע מחירים טובים יותר ומי מוכן לעבוד איתה על סדר הזמנים שלה. כך או כך, מלאי JIT קשות חותך בעל העסק של היכולת למצוא את העלות הטובה ביותר עבור חומרי גלם על בסיס בזמן.
בעיות עם שביעות רצון הלקוחות
כאשר מערכות מלאי בזמן אמת פועלות, הן פועלות היטב. עם זאת, כאשר מערכות אלה להישבר, עסקים יכולים לסבול במספר חזיתות. מחסור במלאי פירושו אובדן עסקים, אך זו רק ההשפעה המיידית. לקוחות לא מרוצים שאינם יכולים להשיג את מה שהם רוצים או מי צריך לחכות יותר מהרגיל כדי לקבל הזמנות שלהם מילאו בעיה אמיתית בסביבה העסקית של היום.
האינטרנט יש השפעה עצומה על כמעט כל עסק קטן, ולקוחות אומללים להחזיק כמות גדולה יותר של כוח לפגוע עסקים יותר מאי פעם. סקירת אתרים כמו Yelp ו- Facebook, Twitter ואתרים אחרים של מדיה חברתית מעניקים ללקוחות קול שלא היה להם מעולם. ביקורת אחת רעה, אם נכתב בסגנון משעשע או מזעזע, יכול להיות מספיק כדי לפגוע קשות כל עסק קטן היום. ביקורות עסקיות ויראלי הם דברים של אגדה באינטרנט, וכמה כבר חזר במשך שנים. בעידן שבו כל לקוח יש את הכוח לסגור עסק למטה אם הוא מוטיבציה מספיק, בעלי עסקים הולכים מעל ומעבר כדי לשמור אותם מאושרים. שמירה על מלאי מספיק במלאי כדי לשמור על הלקוחות מרוצים יכול להיות חלק גדול של אסטרטגיה זו.
