חבילות לחץ רבות בסופו של דבר הולך ישר לתוך סל המיחזור. חלק מהחבילות האלה פשוט לא היה מעניין את הקוראים, אבל אחרים היו רק גרועים יחד. כראוי עיצוב חבילת העיתונות ישפר את הסיכויים כי המידע מתפרסם. אימייל החבילה גם מגביר את האפשרות לקבל את המידע המודפס - לא רק מקבל את המידע שם במהירות, אבל המאפשר את החומר ניתן לשחזר בקלות.
זהה את המטרות שלך לשליחת ערכת עיתונות ולאחר מכן מחקר חדשות ארגונים שיכולים לעזור לעמוד ביעדים אלה. עורכי יש מעט מאוד זמן, אז לא לבזבז את זה. עיתון קטן באוהיו שרק מפרסם חדשות מקומיות אינו מתעניין בערכת עיתונות מאירוע בקליפורניה. תחנת חדשות המתמקדת כספים אינו מעוניין בערכת העיתונות על קונצרט רוק. לאחר שתזהה את כלי התקשורת הנכונים, אתר את כתובת הדוא"ל ואת שם העורך, אם אפשר, באמצעות חיפוש באינטרנט או התקשרות לארגון. דוא"ל כללי של החברה יכול לשמש אם הדוא"ל של העורך אינו זמין. להכיר את עצמך לא רק עם שקע התקשורת, אבל עם סגנון התקשורת של מוצא. ככל שקרוב יותר לעיתונות הקשורה לסגנון של ארגון המדיה, כך ייטב.
כתוב הצהרה קצרה (3 עד 10 מילים) על מה שאתה שולח בשורת הנושא של הדוא"ל. אם אפשר, לנסות להראות מדוע זה שקע מדיה מסוים יהיה מעוניין במידע. לדוגמה, אם הערכה נשלחת לנייר ממוקד מקומי, ציין את מיקום האירוע או העסק בשורת הנושא.
ציין את הנקודה מיד בגוף האימייל, ואם אפשר, חבר את הנקודה העיקרית לסגנון ולאינטרסים של שקע המדיה. מה שתכלול בגוף ההודעה ישתנה בהתאם למה שנכלל בערכת העיתונות. אם ערכת המדיה היא רק הודעה לעיתונות, כלול את הטקסט של המהדורה בגוף ההודעה, וצרף את ההודעה לנוחיותך. אם ערכת העיתונות היא חבילה על אירוע, לכתוב הצהרה קצרה לומר מה האירוע, כאשר הוא ומה יש לך המצורפת. אם ערכת העיתונות היא על עסק מקומי, כתוב הצהרה קצרה על הסיבה שאתה שולח את הערכה.
צרף את קובץ ערכת העיתונות לדוא"ל. להיות מתחשב של מה פורמט הקובץ שאתה שולח, עם זאת, כי לא כל כלי התקשורת יוכלו לפתוח כל סוג של קובץ. באופן כללי PDFs (פורמטים של מסמכים ניידים) ניתן לפתוח על ידי כמעט כולם, ואת התוכנה הצופה הוא חופשי להורדה. קובצי PDF יבטיחו גם כי מה שאתה רואה על מסך המחשב שלך הוא מה שהנמען רואה, ללא שינויי עיצוב מהמחשבים השונים. RTFs (Rich Text Format) הם גם אוניברסלית קל לפתוח; עם זאת, הפורמט אינו נשמר בקובץ RTF ואינו מתאים למסמכים עם גרפיקה.
ודא שכל התמונות המיועדות להעתקה הן גדולות מספיק כדי להיות מודפס באיכות גבוהה; לא לדחוס את התמונה כדי להפוך את הדוא"ל לשלוח מהר יותר. ניתן לשלב את מסמכי הטקסט לקובץ אחד, אך יש לצרף קבצים שיש לראות בהם לפרסום כקבצים נפרדים, כיוון שהתמונות אינן ניתנות להפריד בקלות מהמסמך. פורמט קובץ JPG הוא לעתים קרובות הטוב ביותר עבור תמונות.
חזור אל גוף ההודעה. בסיום, רשימה מה המסמכים יש לך המצורפת ולמה; גם לציין אם הקבצים זמינים בפורמט אחר. בסוף ההודעה, ציין את פרטי הקשר המלאים שלך.
בדוק את כל ההיבטים לפני שתשלח את האימייל. ודא את כתובת הדוא"ל נכונה, את הגוף של הדוא"ל אין שגיאות וכי הקבצים הנכונים מצורפים.
