מערכת מלאי מתמדת היא מערכת של תהליכים חשבונאיים המסייעת לחברה לדווח על נתוני מלאי פיננסיים. חברות רבות להשתמש במערכת זו - במיוחד אלה באמצעות מערכת חשבונאות עלות ההזמנה, או למכור סוגים שונים של המלאי. על החברות לאזן את היתרונות והחסרונות של מערכת תמיכתית לפני ביצועה.
דיווח מדויק
חברות לעיתים קרובות חווים דיווח פיננסי מדויק יותר עם מערכת מלאי תמידי. רואי החשבון מעדכנים את ספר החשבונות הראשי לאחר כל עסקת מלאי. התוצאה היא חשבון ספר חשבונות כללי זה משקף מקרוב את המלאי הפיזי בפועל על היד. בעלים ומנהלים יכולים לקבל החלטות איכותיות בהתאם לדיוק של ערכי מלאי דיווח. סוגי מלאי מרובים נהנים גם משיטה זו, כאשר רואי החשבון עוקבים במדויק אחר כל אחד מהם באמצעות ספר החשבונות הראשי.
ניהול אלקטרונית
מערכות מלאי תמידיות משתמשות בשיטות אלקטרוניות כדי לרשום עסקאות. דוגמה לכך היא מערכת ברקוד קמעונאי בגדים משתמש בעת מכירת סחורות. כל סריקה מתעדת נתונים המעדכנים את ערך המלאי של החברה. רואי חשבון משתמשים במידע זה כדי לאזן את ספר החשבונות הראשי. חברות גם להשתמש בנתונים כדי להזמין סחורות באמצעות מערכת רק בזמן. הזמנה אלקטרונית מסייעת במניעת יציאת מניות ואיבוד מכירות.
עלות
רבים מערכות מלאי תמידי הם יקרים. העלות של מערכות אלה היא כפולה. הטכנולוגיה הדרושה כדי להפוך את מערכת העבודה יכול להיות חשבון ההון הגדולות. עדכון המערכת לשינויים חדשים בטכנולוגיה הוא גם יקר. אימון עובדים כדי להשתמש כראוי במערכת היא עוד הוצאה. בצד המנהלי, חברות צריכות למצוא רואי חשבון שיכולים לעבוד את המערכת ולנהל שינויים תכופים בספר החשבונות הראשי.
תהליך
מערכות מלאי נצחיות הן לעיתים קרובות זמן רב. עדכונים אלקטרוניים של ספר החשבונות הראשי של החברה עשויים לגרום לצורך בהתאמות חשבון. רואי חשבון לעיתים קרובות להשקיע שעות רבות מדי שבוע או חודש כדי ליישב את המלאי. שגיאות מתמיד יכול גם לגרום סיבוכים נוספים. רואי חשבון צריכים לתקן שגיאות ולאזן את חשבון המלאי לפני סגירת ספרי החברה. דיווח על נתוני המלאי לא מדויק יכול להפעיל ביקורת, וכתוצאה מכך בעיות פוטנציאליות עבור החברה.
