כיצד לחשב מערכת מלאי תמידי

רכיבה על עדר על המלאי שלך הוא אחד הדברים הכי מאתגרים על הפעלת עסק. מהצד המבצעי של הדברים, אתה תמיד רוצה לדעת כמה מוצר זמין למכור, ומתי להשיג יותר. רואי החשבון שלך יצטרכו מלאי מדויק גם כן, כדי שיוכלו לשמור על הספרים שלך על מנת לתת לך את המידע הדרוש לך כדי לקבל החלטות עסקיות. ברוב המקרים, אבל לא כולם, אתה בטח רוצה לעשות את זה באמצעות מערכת מלאי תמידי.

מערכת מלאי תקופתית

ישנן שתי דרכים לטפל בבקרת המלאי שלך. האחת היא באמצעות מה שנקרא מערכת מלאי תקופתי, כלומר בסוף תקופה מסוימת - חודש, רבע, שנה או כל מה עובד במצב שלך - אתה סוגר את הדלתות שלך, ולספור פיזית כל מה שיש לך על היד. למטרות חשבונאיות, אתה תקרא לזה מלאי הסגירה עבור התקופה שלך. ספירת המלאי הקודמת שלך הייתה מלאי ההתחלה לתקופה זו. תוסיף את כל הרכישות שלך למלאי מתחיל, להפחית את כל המכירות בעולם אידיאלי, התוצאה ייראה מאוד כמו מלאי הסגירה שלך. כמובן, אנחנו לא חיים בעולם אידיאלי, ולמעשה, ככל שאתה הולך יותר בין המלאי, יותר פערים יהיה לזחול פנימה תחת מערכת המלאי התקופתי, כמות המלאי הוא מדויק רק מיד לאחר ספירתו, אשר היא אי נוחות גדולה.

מערכת מלאי תמידי

מערכת מלאי תמידי דורש הרבה יותר התקנה, אבל ברגע שזה במקום, זה הרבה יותר קל לפעול. כל פריט מלאי בבעלותך הוא נכנס למערכת המחשב שלך כפי שהוא נרכש. כאשר זה בא מתוך המלאי, כאשר הוא נמכר או בשימוש למעלה, זה באופן אוטומטי לנכות מן המלאי על יד במערכת המחשב. אם המודל העסקי שלך סובב סביב לדעת מה יש לך ומתי תצטרך להזמין יותר, אשר חל על כמעט כל עסק, באמצעות שיטת המלאי מתמיד מציעה הרבה יתרונות.

תקופתי לעומת מלאי נצח

איזו גישה שתנקוט לניהול המלאי שלך תלויה במצב שלך. אם אתה מרוצה לפעול על בסיס "אמא ופופ", שמירה על העסק שלך קטן המלאי שלך נמוך, מערכת מלאי תקופתי עשוי להיות כל מה שאתה צריך. ההתקנה היא מינימלית, ואתה יכול לספור את המלאי שלך לעתים קרובות כפי שאתה חושב נחוץ. אם התוכניות שלך עבור החברה שלך כרוך הרבה צמיחה, אתה רוצה ליישם את שיטת המלאי מתמיד בהזדמנות המוקדמת, באופן אידיאלי מהיום הראשון.

החיסרון הוא ששיטת המלאי הנצחית מסובכת להתקנה, והיא דורשת השקעה משמעותית במחשבים, בתוכנות ובמומחיות. אם אתה מפעיל על תקציב הדוק, וזה לעתים קרובות במקרה של חברות סטארט-אפ, ההשקעה הראשונית יכולה להיות יותר ממה שאתה יכול לנהל בנוחות. לפעמים, תצטרך להסתפק במלאי מערכת חשבונאית המספקת ניהול מלאי תמידי בסיסי בטווח הקצר, אבל ניתן לשדרג להנפקה בהשתתפות מלאה יותר כמו העסק שלך וההכנסות לגדול.

זה לא מושלם

כל הנקודה של מערכת מלאי תמידי היא כי תמיד יהיה לך מדויק, עדכני לספור מה הפריטים נמצאים על היד. זה נכון, אבל בעולם האמיתי, תמיד יש פער בין תיאוריה לבין בפועל. אתה תאבד את המוצר כדי שבירה וגניבה; ספקים יהיה חשבונית לך באופן שגוי, תקבל הזמנות כי הם מעל או קצר על ידי כמה חתיכות, צוות המכירות יהיה טבעת במכירות או החזרים בצורה לא נכונה וכן הלאה. אימון טוב, אבטחה ומנהלי טיפול בפרקטיקות יכול לעזור לשמור על זה למינימום, אבל אתה עדיין צריך לעשות ספירה אמיתית כל כך הרבה פעמים כדי לאמת את המספרים אתה עובד עם.

אתה יכול לבחור לעשות מלאי פיזי מלא לפחות פעם בשנה, או שאתה יכול לבחור "ספירת מחזור". זה רק אומר לך לבחור חלקים מסוימים של המלאי שלך לספור באופן קבוע בחיפוש אחר פערים. תוכל להתמקד רק בפריטים בעלי הערך הגבוה ביותר או בנפח הגבוה ביותר, שכן הם נוטים לתת לך בעיות, או שאתה יכול לספור את המלאי כולו קצת בכל פעם במהלך השנה ולהתאים את המלאי שלך כאשר אתה מוצא שגיאות.

מלאי תמידי בסביבות קמעונאיות / סיטונאיות

המקרה הטוב ביותר עבור מערכות מלאי תמידי הוא בתחום הקמעונאי. כאשר הלקוח שלך מביא מוצר עד הדלפק, תוכל לצלצל אותו עם צורה כלשהי של סורק, או אולי על ידי הזנה ידנית מספר חלק. סריקה היא טובה יותר, ככל האפשר, כי זה מקטין את ההזדמנות לטעויות. לאחר המכירה תושלם, המערכת שלך תקטין את המלאי זמין על היד כדי לאפשר מה הולך את הדלת ביד הלקוח שלך.

אם אחד מאנשי המכירות האחרים שלך מחפש את המוצר ממחשב במחלקה אחרת, הסכום המתוקן החדש הוא שיופיע על המסך. המערכת שלך יכולה גם להנחות אותך להזמין יותר כאשר הציוד שלך מקבל נמוך או אפילו את ההזמנה באופן אוטומטי. המערכות הטובות ביותר לעקוב אחר הנחות של הספקים שלך מינימום ההזמנה גם כן, אז אתה יכול להגדיר אותם לא להזמין 950 חתיכות אם יש הנחה על 1,000. סיטונאים עובדים באותה דרך, אלא הם קונים מיצרנים ומפיצים ומוכרים לקמעונאים.

מלאי תמידי בסביבות ייצור / ייצור

אם אתה בעסק של ביצוע מוצרים, ולא רק למכור אותם, תוכל להשתמש במערכת מלאי תמידי קצת אחרת. במקרה זה, הפריטים במלאי שלך הם חומרי גלם או תת מכלולים, ובסופו של דבר הם יהיו מוצרים מוגמרים. כמו כן, עליך לעקוב אחר חומרי הגלם שלך בזמן שהם במסע שלהם כדי להפוך מוצרים מוגמרים, אשר יכול לקחת קצת כמו שנייה או שתיים או עוד כמה שנים בהתאם למוצר. במצב זה, הם נחשבים לעבודה בתהליך. עם מערכת מלאי תמידי יעיל, אתה אף פעם לא צריך נגמרים של חומרי גלם, ואתה יודע כמה מוצרים מוגמרים יש לך זמין למכירה. חשוב יותר, תוכל גם לדעת מה היו עלויות הייצור שלך, גם אם החומרים שלך להשתנות במחיר.

LIFO ו FIFO חשבונאות

ניהול מלאי פיזי שלך צריך תמיד לוודא כי המוצר הוותיק על המדפים שלך נמכר הראשון, גם אם זה לא מתכלה במיוחד. אריזות דוהה לאורך זמן, תיבות לקבל פגום ואפילו מסמרים פלדה בסופו של דבר חלודה. למטרות חשבונאיות מתמיד, אם כי, אתה מקבל להחליט אם אתה מחשיב כל פיסת המלאי כמו להיות אחד הישן ביותר כיום על היד או החדש ביותר על היד. מערכות אלה נקראות תחילה ב- out-out ו- last-in-out-out, או FIFO ו- LIFO בקיצור.אם המחירים עולים, המוצר הישן ביותר יהיה תמיד הזול ביותר ואת המוצר החדש תמיד יהיה costliest. אם המחירים יורדים, ההפך הוא הנכון. זה יש כמה השלכות חשובות על איך אתה חשבון את העלויות.

LIFO, FIFO ו בובות

נניח, למטרות הדגמה, שהפריט הישן ביותר במלאי שלך נרכש ב -85 דולר, המחיר החדש ביותר הוא 95 $, ואתה מוכר ב -110 דולר. אם אתה עובד על בסיס FIFO, הרווח שלך הוא 110 $ פחות את עלות 85 $ או 25 $. אם אתה עובד על בסיס LIFO, אתה רק לספור 15 $ רווח על אותה מכירה. אם המטרה שלך היא לדווח על הרווחים הגבוהים ביותר, אולי כדי להרשים או להשפיע על המשקיעים הפוטנציאליים, אתה עשוי למצוא את זה יתרון להשתמש בשיטת FIFO. אם אתה רוצה לשמור את הרווחים נרשם לבדוק כדי למזער את הצעת החוק המס שלך, השיטה LIFO עשוי - במקרה זה היפותטי - הגיוני יותר. ניתן להשתמש בשתי השיטות, כל עוד אתה עקבי. באשר למעקב אחר העלות בפועל של סחורות נמכר קמעונאית, או עלות הייצור בייצור, אתה יכול לבחור בשיטה ממוצעת משוקלל כי עוקבת אחר העלויות בפועל שלך כפי שהם עולים ויורדים.