מכתב התחייבות הוא הסכם רשמי למתן תמיכה חומרית לארגון עסקי, ללא מטרות רווח או למחקר. מכתבי המחויבות בעולם העסקים מתארים בדרך כלל הבטחות למימון או להלוואות, בעוד שאלו של ארגונים ללא כוונות רווח מגדירים בדרך כלל מחויבויות לשיתוף פעולה, שותפויות או צורות אחרות של תמיכה חומרית. בין אם אתם מתחייבים למימון עסק או תמיכה בקהילה קהילתית ללא מטרות רווח, עליכם להבטיח את מכתב ההתחייבות שלכם - כמו כל פיסת עסקים רצינית - תמציתית, ברורה ודיפלומטית.
סקור את המידע שלך. מכתב ההתחייבות שלך יפרט את כל הפרטים שהוסכם מראש על תמיכתך (כגון סכומי כסף להשאלה, לוחות זמנים ותוכניות מגירה), כדי להיות בטוח שכל המידע הרלוונטי שלך נוכחי. המכתב שלך צריך רק מתאר את התנאים שכבר הסכימו על ידי שני הצדדים. אל תשתמש במכתב כדי להוסיף או לשנות תנאים או תנאים.
זהה את התנאים הבסיסיים של ההסכם שלך. פתיחת המכתב שלך צריכה לזהות אותך ואת כל הצדדים המעורבים בהסכם, כמו גם את התנאים הבסיסיים ואת המטרות של המחויבות שלך. אם אתה מבצע כספים לפרויקט או לעסק, ציין סכומים. אם אתה מתחייב לסוג אחר של תמיכה או שיתוף פעולה, תאר בקצרה את סוג התמיכה שתספק.
תאר את תפקידיך ותחומי האחריות שלך בהסכם. תהיה ספציפי. תגיד בדיוק מה התפקיד שלך ולתאר את טווח האחריות שלך. אם אתה מספק כספים, לתאר לוחות זמנים לתשלום וכן תוכניות חירום במקרה שאתה לא יכול לעמוד בהתחייבות שלך. אם אתה מסיים מחויבות לשיתוף פעולה ללא מטרות רווח או מחקר, תאר את האחריות המדויקת שלך (כגון שירותים או שירותים שאתה מתכנן לספק) ואת התפקיד שאתה או הארגון שלך ישחקו בשיתוף פעולה.
שמור על המכתב שלך ברור ותמציתי. ישנם מקורות המצביעים על כך שמכתבי כוונות מסחריים מוגבלים לדף בודד. במקרים מסוימים, אותיות יעיל יכול להיות קצר כמו פסקה אחת.
להיות לבבי. אם אתה כותב מכתב התחייבות לא למטרות רווח, זכור כי המכתב שלך עשוי להיראות על ידי סוכנויות אחרות התומכות או פיקוח על הארגון, כדי להיות בטוח כדי להבהיר את הסיבות שלך לרצות לעבוד עם קבוצה זו.גם להזכיר את כל שיתוף הפעולה הקודם היה לך עם הקבוצה. זה יחזק את הדימוי שלך, ואת זה של משתפי הפעולה שלך, בעיני תומכים אחרים של מלכ"ר, כגון גופים קבלת המענקים.
