אנשים משתמשים באותיות כוונות ובמכתבי מחויבות במצבים שונים כדי להראות את רמת התמיכה שלהם למעסיק או לפרויקט. מונחים אלה משמשים לעתים קרובות בהקשר של תלמידים החתומים מכתבי כוונות או מחויבות לשחק בקולג 'או ספורט מקצועי. הם נשמעים גם בהקשר של אנשים מתחייבים לעבוד עבור חברות גדולות. שני סוגי האותיות שונים מבחינת רמת המחויבות שלהם, הפורמט, המטרה ומסגרת הזמן.
מטרה
מכתבי כוונות ומכתבי התחייבות משמשים לשתי מטרות שונות. מכתבי כוונות משמשים ככלי משא ומתן בין אדם לבין ארגון אחר. לדוגמה, תלמיד תיכון עשוי להתבקש לחתום על מכתב כוונות לשאת ולתת על כסף ועל הטבות אחרות למשחקי מכללות או ספורט מקצועי. לעומת זאת, מכתבי התחייבות מייצגים את המסמך הסופי בין שני הצדדים המרכיבים את הפריטים המוסכמים ליחסים.
פורמט
הבדל נוסף בין מכתבי הכוונה לבין מכתבי ההתחייבות נראה במתכונת האותיות.מכתבי כוונות מכילים דיונים מעמיקים יותר של התנאים וההגבלות, כגון תנאי סודיות, אחריות, עמלות ותקופת זמן שבה הפרט אינו יכול לשאת ולתת עם צד אחר. לעומת זאת, מכתבי התחייבות מכילים בפירוט רב את התנאים וההגבלות המוסכמים, האחריות של הצדדים והחוקים המסדירים כל הפרה של תנאים אלה. מכתב ההתחייבות הסופי נושא גם חתימות של שני הצדדים עם תאריך ואולי חתימה נוטריוני.
רמות התחייבות
ההבדל הגדול ביותר בין מכתב כוונות לבין מכתב התחייבות הוא רמת המעורבות המבוטאת על ידי כל מסמך. מכתב כוונות אינו מסמך מחייב מבחינה משפטית, ואילו מכתב התחייבות הוא מסמך משא ומתן המחייב אדם ומעביד או גוף אחר. ישנן השלכות משפטיות על שבירת מכתב התחייבות, אך אין בהן מכתב כוונות. מכתב כוונות מתחיל את תהליך המשא ומתן אך אינו קובע תנאים מוסכמים ליחסים.
מסגרת זמן
מכתב כוונות בדרך כלל הוא בתוקף בין שני הצדדים רק לזמן קצר יחסית, אולי 30-45 ימים. לאחר תקופה זו, הצדדים יצטרכו לקבוע מחדש תנאים חדשים שיובאו בחשבון בחוזה אפשרי. לעומת זאת, כתב התחייבות הוא חוזה מחייב מבחינה משפטית שנמשך לאורך זמן כמפורט במסמך. זה בדרך כלל קבוצה של מספר שנים או עד השלמת פרויקט מסוים.
