תזמון הוא אחד מאותם משימות ניהוליות ארציות שאף אחד לא רוצה לעשות; עם זאת, כישלון לפתח שיטה שיטתית להקליט תאריכים חשובים ואבני דרך יכול להרוס את התוכניות הטובות ביותר. לוח שנה ראשי צריך לכלול תאריכים חשובים, להיות אוטומטי, וכולל מערכת tickler כדי להודיע לאנשים על תאריכים הקרובה. על מנת ליצור לוח שנה מאסטר ביעילות זה חייב להיות אינטואיטיבי, יעיל, יש נהלים כתוב היטב עבור כל המשתמשים.
ציין אדם אחד לאחריות על תחזוקה וגיבוי. אדם זה צריך להיות אחראי לבדיקת והזנת תאריכי מפתח בלוח השנה לפני ההפצה.
הזן תאריכים סופיים ומועדי סיום. תאריכים סופיים הם אולי הסיבה החשובה ביותר ליצור ולשמור לוח שנה מאסטר משותף. תאריכים אלה צריכים להתבלט ולהיכנס בפנים מודגש, צבעוני או את כל הכובעים.
עבודה עם אנשי מקצוע ואנשי תמיכה כדי לקבוע את תאריכי מתקתק לפני המועד האחרון. זה תלוי בפעילות ובארגון. לדוגמה, ייתכן שתרצה לספק תזכורת שבוע לפני פגישת תקציבים גדולה. עם זאת, שעה מאושרת לקבוצה עשויה לדרוש רק תזכורת שעה לפני האירוע. אתה גם רוצה לבנות בזמן לנסוע אם האירוע הוא לא במשרד מיידית.
קבע תהליך ליידע את המשתמשים על שינויים. זה יכול להיות תהליך פורמלי או בלתי פורמלי. עם זאת, זה צריך להיות מתואר בבירור בהליכים. אתה גם צריך לספק דרך לאשר את השינוי. זה יכול להיות דוא"ל מהיר עם בקשת אישור לכל המשתתפים או הפגישה המשתתפים.
ספק אפשרות לכלול תאריכי מעקב. מועדי המעקב הם מועדים שעולים כתוצאה מפגישה אחרת. כלומר, הם מחוברים לפגישה מקורית. דוגמה תהיה AR (פעולה נדרשת) למימון כדי להשלים לפני הפגישה הבאה. היכולת לחבר מועדי מעקב לפגישה המקורית היא דרך טובה להפוך את התהליך ולהביא יעילות רבה יותר לפגישה הבאה או לאירוע הבא.
להדפיס את לוח השנה הראשי על בסיס יומי ושבועי ולהפיץ. זה אופציונלי בהתאם לארגון.
הצב את היומן במיקום מרכזי. זה יכול להיות מקוון, בקובץ משותף או על לוח מודעות משותף.
