בעסקאות עסקיות, ייתכנו מקרים שבהם מתעוררת בעיה שלא ניתן לפתור בקלות באמצעות שיחות טלפון. בעיות עלולות להתעורר באיכות הסחורות שהתקבלו, משלוחים מאוחרים, שירות גרוע, עונש תשלום מאוחר, או לא השלמת משימה במסגרת הזמן הנדרשת. אתה צריך לשים את החששות שלך בכתב.
עיין בהזמנת הרכש ובהסכם לגבי התנאים הנמצאים בשאלה לגבי מוצרים או שירותים שאינך מרוצה מהם. אם כבר ביצעת שיחות טלפון, שלח מכתב המתאר את הבעיות שלך ואת מה הספק אמר בתגובה.
כתוב מכתב לספק המתאר את החששות שלך. שמור עותקים של כל האותיות שאתה שולח אל הספק. לאחר כל איש קשר, שלח את הספק לאימייל המאשר את הנושאים אשר טופלו באופן משביע רצון וכל הנושאים הבעייתיים. זה יכול להיות פתק קצר אבל לשמור אותו מכובד ומקצועי.
אם לא קיבלת שביעות רצון מלאה, אתה צריך לקודד את התלונות שלך במכתב אי שביעות רצון רשמי יותר לספק. הפריטים החשובים שיש לכלול במכתב הם: תנאי ההסכם, מועדי אספקה או ביצועים, בעיות שנתקלו בהם, וכן עותקים של הודעות הדוא"ל ששלחת בנוגע לנושאים.
בעוד תביעה תמיד אפשר לפתור בעיה עם הספק, זה צריך להיות המוצא האחרון. תביעות משפטיות הן יקרות זמן רב. אם התביעה היא הכרחית, מכתבי תלונה הספק יהיה נכס גדול במקרה שלך.
טיפים
-
שמור את הטון מקצועי ולא להשתמש סרקזם או איומים. המטרה היא לפתור בעיות לא להחריף אותם.
