עסק משלבת על ידי הגשת מסמך היווצרות על פי חוק המדינה, בדרך כלל עם משרד מזכיר המדינה שבו העסק רוצה להיות ממוקם. מסמך זה נקרא המאמרים של ההתאגדות ברוב המדינות, אך ידוע גם תעודת ההתאגדות או שכר במדינות מסוימות עם היסטוריה של שימוש במינוח שונה. העסק נחשב כמשולב ברגע שמשרד המדינה מקבל את התיקים ומציב את חותמת המדינה או חותמת אותה למסמך, המקנה סמכות לפעול במדינה. סימן המדינה על תקנון ההתאגדות הוא ההוכחה הרשמית של ההתאגדות, המצביעה על התאריך המדויק שבו קיבלה המדינה את התביעה, והחברה הוקמה כישות מוכרת.המדינה שומרת על תיעוד המסמכים ומספקת העתקים מאושרים ותעודות על פי דרישה, כדי להבטיח לציבור שהתאגיד רשום במדינה ונמצא במצב טוב.
הגשת קבלה
עם הגשת מאמרים של התאגדות עם המדינה, העסק יקבל קבלת תיוק בדואר. אלא אם כן צווי העסק (ומשלם עבור) עותק מאושר של המאמרים בעת הגשת הניירת, הקבלה עשויה להיות רק פריט חזר על ידי המדינה כדי לוודא כי הגשת התקבל. קבלה זו תימסר להישמר עם רשומות עסקיות של החברה. במקרים רבים, הנפת הקבלה המקורית יחד עם העתק רגיל (לא מאושר) של תקנון ההתאגדות מהווה הוכחה מספקת להתאגדות, תוך הקלת הצורך לשלם עבור עותקים מאושרים של המאמרים בכל פעם שהתאגיד צריך לספק מסמכים רשמיים.
העתק של התאגדות
מאמרים של התאגדות הם מסמך ציבורי. כל המדינות שומרות על מסד נתונים של תמונות, רוב המדינות הופכות את מסד הנתונים לזמין דרך האינטרנט. כל חבר בציבור יכול לגשת למסד הנתונים, ואם התכונה זמינה, הורד עותק של תקנון ההתאגדות שהוגש למדינה (אחרת אדם יכול להתקשר למשרד המדינה כדי להזמין עותק).
להורדה זו יהיה סימן המדינה וגיליון כיסוי המציין את התאריך שבו נרשם התאגיד, אך הוא יהיה רק עותק. גרסה זו, יחד עם הקבלה תיוק, עשוי להיחשב הוכחה מספקת של ההתאגדות לפתוח חשבון בנק, אבל סביר להניח שלא יהיה מספיק כדי לספק דרישות נאותות עבור יישום הלוואה. הפתרון הטוב ביותר הוא לקבל לפחות עותק אחד מאושר של המאמרים של התאגדות בספר רשומות החברה.
בקשה להעתקה מאושרת מתבצעת בקלות בעת הגשת תשלום נוסף ותוצאת החזרת קבלת התיקים ועותק המאמרים עם חותמת מדינה מקורית או חותמת מוגבהת. עותק מוסמך של המאמרים ניתן גם להשיג בכל עת לאחר הגשת על ידי ביצוע בקשה בכתב ולשלם את האגרה.
תעודת התאגדות
כמה מדינות (כמו מיזורי, ניו מקסיקו וגאורגיה) מה שהם מכנים "תעודת ההתאגדות" פעם העסק קבצים המאמרים שלו ההתאגדות. בחלק מהמקרים קיימת אגרה המוערכת במועד הגשת הבקשה לתעודה. במדינות אלה, כאשר מתבקשת הוכחת ההתאגדות, תעודת ההתאגדות המקורית היא ההוכחה המקובלת היחידה. אם לעסק יש חותמת או עותק מאושר של המאמרים אבל אין תעודה, העסק צפוי להיתקל בבעיות. העסק יכול לעשות בקשה של המדינה עבור תעודת כפולים עם תשלום של תשלום.
תעודת עומד טוב
הוכחה נוספת מתקבלת על הדעת כי יכול לקחת את המקום של עותק מאושר של המאמרים הוא תעודת מעמד טוב. זהו מסמך שהונפק על ידי המדינה אשר מאמת כי עסק רשום עם המדינה כמו תאריך מסוים, וכיום פעיל ועדכני על כל הגשת המדינה נדרש. אישור זה ממוקם גם תחת חותם. זה יכול להיות הורה מהמדינה בכל עת, בדרך כלל עם תשלום של אגרה.
לעשות עסקים
המדינה שולטת בהתאגדות והיא הישות היחידה שיכולה לקבוע באופן סופי כאשר תאגיד רשום במדינה והאם הוא מורשה לעשות עסקים. עם זאת, אין לעדכן את תקנון ההתאגדות במידע העדכני ביותר לגבי מי השולט בתאגיד והאם הוא פועל בהתאם לתוכנית. לעיתים, כאשר מתבקשת הוכחת ההתאגדות, מורחבת המשמעות כדי לכלול הוכחת בעלות, הוכחת פעולה, הוכחת כתובת או הוכחה לחתימה מורשית.
אז בעוד מאמרים מאושרים או תעודת מעמד טוב היא הוכחה טכנית של התאגדות, עסק עשוי להתבקש גם לספק עותק של חוקי עזר שלה, פרוטוקולים של ישיבות מועצת המנהלים, החלטה תאגידית המעניקה סמכות לנקוט פעולה מסוימת או שטר השירות כדי להקים כתובת, או דברים אחרים אשר לאמת את סמכותה ואת הכוונה לעשות עסקים במדינה.
