מחלקת הכספים בתאגיד אחראית על נטילת נתונים חשבונאיים ויצירת דיווחים על כך שמנהלי החברה - כל הדרך עד למנכ"ל - זקוקים לצורך קבלת ההחלטות. טכנולוגיית המידע או IT מתייחסת לכלי התוכנה ולמחשוב שבהם משתמשת החברה כדי להפוך את הפונקציות הללו לאוטומטיות ולארגן את זרימת הנתונים כדי לשפר את יכולות קבלת ההחלטות של צוות הניהול.
מערכת לניהול משאבים
גם חברות קטנות מאוד להשתמש בחשבונות תוכנה חבילות שיוצרים דוחות כספיים כגון דוחות הכנסה ותזרימי מזומנים. זה טופס פשוט של ה- IT מאפשר בעל עסק קטן כדי לחסוך זמן חשבונאות יש דוחות ניהול זמין על בסיס בזמן יותר. חברות בינוניות וגדולות יותר משתמשות במערכות IT מתוחכמות יותר הנקראות תכנון משאבים ארגוניים או ERP, שהן קבוצות של מודולי תוכנה המשרתים את הצרכים של כל תחומי הפעילות של החברה. כפי שמציין, ERP מסייע לחברה לתכנן את השימוש במשאבים שלה, תהליך כי מחלקת הכספים מפקח.
זרימה מהירה יותר של מידע
מערכות ה- IT מאפשרות לחברה לקשר כל מחלקה בארגון. לדוגמה, ניתן לחלק את המידע שנוצר על ידי חטיבות הייצור, השיווק והפיננסים. מידע זה זמין בזמן אמת, כלומר ברגע שהוא נוצר על המערכת. הגישה אליו אינה דורשת מידה רבה של מחקר או מאמץ ידני. את הזמן שבו צוות הכספים להקדיש "לחפור" עבור המספרים שהם צריכים עכשיו יכול להיות מוקדש לניתוח ופירוש התפקיד העיקרי של כספים האוצר מידע בארגון.
דיווח מותאם אישית
למערכות ה- IT המשמשות את מחלקת הכספים יש דיווח על הפונקציונליות המאיצה את תהליך הפקת דוחות הניהול. המערכת מספקת מידה מסוימת של התאמה אישית - את הדוחות ניתן להגדיר על בסיס הצרכים הספציפיים של צוות הניהול. אוטומציה של מערכות הדיווח האלה פירושה כי דוחות שנוצרו באופן שגרתי, כגון אלה המיוצרים בסוף כל חודש, ניתן ליצור במהירות. עם רבים של החלטות וניהול צריך לעשות, הזמן הוא המהות. מערכות IT מתמודדות עם הצורך הזה לצורך דיווח מהיר ומדויק.
שיתוף פעולה
ארגונים רבים מנצלים מאמצים משותפים בין מחלקות, הרעיון של כל מחלקה הנהנית ממומחיות של מחלקות אחרות. צוות הכספים פועל כיועצים פנימיים למחלקות אחרות בארגון. כאשר כל המחלקות משתמשות במערכת IT מרכזית, היא משחררת את המחסומים שחסמו בעבר את זרימת המידע. לחברה יש כעת מסד נתונים מרכזי שכל חברי הצוות יכולים לגשת אליו - בכפוף לכללי אבטחה מסוימים. במקרה של חברה עם משרדים מרובים או חטיבות בינלאומיות, יכולת זו לגשת למידע זהה מרחבי העולם חוסך זמן ומשפר את היעילות. אם האוצר דורש ייצור נתוני עלות כדי ליצור דו"ח עבור פגישה הקרובה מועצת המנהלים, אנשי תפעול יכולים להעביר במהירות את הנתונים בפורמט בפורמט האוצר דורש ומבין.
חיזוי טוב יותר
חיזוי טוב יותר פירושו לייצר תחזית כי היא תחזית מדויקת יותר של מה התוצאות הכספיות של החברה צפויים להיות. אנשי צוות הכספים זקוקים לגישה למידע מעמיק כדי ליצור מודלים לחיזוי המתארים כיצד הארגון פועל בפועל. לאחר גישה למידע מכל חלקי החברה עושה חיזוי מדויק הרבה יותר קל. האוצר יש מידע אמיתי ולא צריך להסתמך על ניחושים בעת יצירת הנחות עבור התחזית.
