עסקים רבים להגביל את הגישה בניינים מסוימים או חלקים של מבנים, כי העובדים צריכים להיכנס לבצע את עבודתם. העסק יכול להנפיק מפתח לעובד, מה שמאפשר לה לגשת לאזור המוגבל. לפני הנפקת המפתח, העסק עשוי לדרוש מהעובד לחתום על הסכם מפתח, הכולל כללים לגבי שימוש נכון של המפתח ועונשים בגין שימוש לא נאות.
אחריות
הסכם מחזיק מחזיק רשאי לקבוע אחריות על רהיטים וציוד פגום באזור מוגבל. זה יכול לכלול מעשים מכוונים, כגון העובד באמצעות המפתח כדי לפתוח את הדלת כך אדם לא מורשה יכול להיכנס הבניין, וכן פעולות מכוונת, כגון השארת ברישול דלת פתוחה לאחר העובד עוזב את הבניין.
שכפול
הסכם מפתח עשוי לאסור שכפול של המפתח על ידי העובד. מקשים מסוימים כוללים הגבלות גישה משלהם, כגון מקשים אלקטרוניים, אך מפתח מתכת שאינו כולל תכונות אבטחה אחרות הוא פשוט יחסית וזול לשכפול. על פי אוניברסיטת דנבר, המעסיק עשוי להחליט להמשיך האישומים פליליים נגד עובד אשר משכפל מפתח ללא רשות.
החלפה
אם העובד מאבד את המפתח, הסכם מחזיק המפתחות עשוי לציין מה העובד צריך לעשות כדי לקבל מפתח חדש. ההסכם עשוי לקבוע כי העובד חייב לדווח על מפתח אבוד בתוך פרק זמן מסוים, כגון יום. המעסיק רשאי לגבות קנס, כגון $ 20, לפני שהוא נותן לעובד מפתח חדש. המעסיק עשוי עדיין לגבות את הקנס הזה גם אם ההפסד הוא לא אשמתו של העובד כי מישהו גנב את המפתח. אם הבניין נמצא תחת הגבלות אבטחה חזקות יותר, המעסיק עשוי גם צריך לשנות את המנעולים על הבניין, כך העובד עשוי גם לשלם עבור החלפת המנעול, אשר עשוי להיות הרבה יותר יקר.
חזור
הסכם keyholder כולל תנאים הדורשים העובד להחזיר את המפתח אם המעסיק מבקש את זה בחזרה, כי המעסיק הבעלים של המפתח. אם החברה תחליט לסיים את העובד, או להקצות אותו לעבודה בבניין אחר, על העובד להחזיר את המפתח לאדם או למחלקה שתקבע בהסכם מחזיק המפתחות. אם העובד מפרסם פקדון מפתח כאשר החברה נותנת לה את המפתח, העובד מקבל את הפיקדון בחזרה כאשר היא מחזירה את המפתח. אם keyholder אינו מחזיר את המפתח בתוך פרק הזמן שבו ההסכם מציין, ההסכם עשוי לקבוע כי keyholder יש לשלם את דמי החלפת המפתח, ואת עלויות החלפת המנעול גם כן.
