כיצד ליצור תוכניות עבודה

יצירת תוכנית עבודה חשובה כי זה מאפשר לעובד הזדמנות להראות למנהל איך הוא מתכנן להשיג את הדברים שמתבקשים ממנו. תוכנית עבודה יכולה לעזור לעובד להראות את הערך שלו כי זה quantifies ומכניס במילים את הדברים כי עובד עושה את זה אחרת עלול להיות מעיניהם. לעיתים נוצרות תוכניות עבודה כלליות הקשורות לעבודה הכוללת של האדם. עם זאת, תוכניות עבודה הם לעתים קרובות היעיל ביותר כאשר הם נשבר למטה במיוחד כדי לדון בעבודה הקשורים פרויקטים קטנים יותר. ככל שתכנית עבודה ספציפית יותר, כך היא תהיה יעילה יותר. בעת יצירת תוכניות עבודה, יש כמה דברים שכמעט תמיד צריך להיות כלול.

פתח מסמך חדש בתוכנת עיבוד תמלילים כגון Microsoft Word. צור מספר כותרות על המסמך. הכותרות צריכות להופיע כ"נושאים "," יעדים "," אסטרטגיות "," משאבים "," ציר זמן "ו"מדידה".

תחת "נושאים", לתאר את הנושאים החשובים ביותר. פגישת הערכת צרכים חייבת להקדים את כתיבת הנושאים המרכזיים. במהלך פגישה זו, חברי הצוות יכולים להביא את כל הנושאים החשובים של הפרויקט לאור. הנושאים החשובים צריכים להוות איזון על ידי דיון בצרכים של כל הצדדים המעורבים.

תחת "מטרות", לבצע ולהקליט מטרות להשגה. המטרות המתוארות בתכנית עבודה צריכות לגרום לך להתמתח כדי להשיג אותן, אך הן לא צריכות להיות בלתי מושגות. בעת ביצוע מטרות, זכור את ראשי התיבות SMART: המטרות צריכות להיות ספציפיות, ניתנות למדידה, מקובלות, ריאליסטיות ובזמן.

תחת "אסטרטגיות", כולל מידע על אסטרטגיות מפתח. זה כנראה יהיה החלק הארוך והמקיף ביותר של תוכנית העבודה. כל אחד מהצעדים העיקריים או אבני הדרך שיש לעמוד בהם יש לכלול כאן. יש לדון גם במכשולים האפשריים ליישום האסטרטגיות. הסבר כיצד ינהלו המכשולים הללו.

תחת "משאבים", לדון במשאבים הדרושים כדי לשים את האסטרטגיות לפעולה. אם יש צוות שלם עובד על הפרויקט, להזכיר בתוכנית העבודה של חברי הצוות המעורבים ומה האחריות שלהם יהיה. אם יש השקעה משמעותית בציוד או בציוד מעורב, להזכיר זאת גם כן.

תחת "ציר זמן", לעשות ציר זמן. כלול עיקרי התוכנית ליצור ציר זמן. הקפד לכלול את תאריך ההתחלה, תאריך הסיום והתאריכים שבהם יתקיימו אירועים ויעדים ספציפיים. זה יאפשר לעצמך, חברי צוות עמית וניהול יוכלו להיות מסוגלים לראות בקלות אם הפרויקט הוא על לוח הזמנים.

תחת "מדידה", לכלול שיטות מדידה. דון כיצד תוכל לקבוע את ההצלחה של הפרויקט. זה יכול לכלול ראיות אנקדוטיות. עם זאת, מומלץ לכלול דרכים לכימות שבה ההצלחה תיקבע. בהתאם לפרויקט, הדבר עשוי לכלול את כמות המכירות, יותר שיחות טלפון נכנסות, יותר ביקורים בדף אינטרנט וערכים דומים.

טיפים

• הפוך גיליון דף אחד לדון בקצרה את עיקרי תוכנית העבודה. צרף זאת לתוכנית העבודה המלאה.

אזהרה

דבק חזק מדי לתוכנית עבודה יכול להיות מזיק רק בגלל תוכנית עבודה מציע משהו, זה לא אומר רעיון טוב יותר לא יכול לבוא. תוכנית עבודה צריכה להיות מסמך חי. אי ביצוע שינויים יכול לעכב את האפשרות להצלחה.