כיצד לכתוב הודעה על פגישה

תזכיר עסקי, או תזכיר, הוא אחת הדרכים הפשוטות ביותר להודיע ​​לעמיתים ואנשי צוות בפגישה הקרובה. הודעה יעילה של הפגישה תספק את המידע הבסיסי הפגישה בצורה ברורה, תמציתית ומקצועית.

מידע רלוונטי

1. עקוב אחר פורמט כללי של ארבע נקודות עבור הכותרת, אשר אמור לכלול ל, מ, תאריך ו נושא בחוזר לפגישת הצוות שלך.._ שדה "אל" צריך לכלול את כל מי שהוזמן לאסיפה. "מאת" יכלול את שמך ואת תפקידו. תאריך ההודעה ביום שבו היא מופצת. כתוב על מה זה תזכיר בתחום "נושא", כגון, "מפגש מנהלי ב -15 באוגוסט 2019."

2. ציין את מטרת הפגישה בסעיפי הפתיחה יחד עם כל המידע הבסיסי הרלוונטי, כולל הזמן והמיקום. לדוגמה, "מטרת הפגישה היא לדון בתוכנית המעודכנת של תמריצים לעובדים. הפגישה תחל בשעה 15:00 בחדר הישיבות הראשי ונמשך כשעה. כל המנהלים והמפקחים נדרשים להשתתף ".
3. לספק סיכום של מה יהיה מכוסה במהלך הפגישה בגוף התזכיר. שמור את המידע קצר, אם אפשר; להשאיר את הפרטים שיידונו בפגישה עצמה. לדוגמה, "כתוצאה מהמשוב שלך, החברה תפרסם את תוכנית תמריצים העובדים המתוקנת ב -1 בספטמבר 2019. התוכנית החדשה תגמול על צוותי מכירות, ולא רק על אנשים שהם יעמדו ביעדים החודשיים והרבעוניים שלהם. אנו מכירים את היתרון של צוות המכירות שלנו העובדים בצוותים ומקווים לטפח מגמה זו בתמריצים כספיים ".

טיפים

• כל המידע בהודעה צריך להיות רלוונטי לפגישה. הימנעו מלכלול מידע המתייחס לנושאים הקשורים לחברה שלא יידונו באסיפה.

לפני הפגישה

1. ליידע את נמעני ההודעה אם הם צריכים להתכונן בכל דרך או לקרוא חומרים לפני השתתפות בפגישה. דוגמה לכך יכולה להיות: "כל אחד מהם יישלח אליך בדוא"ל את הפורמט המתוקן של תכנית תמריצים ומדיניות עד סוף היום. אנא בדוק את המסמכים מראש כדי שתהיה מוכן לדון בתכנים ולבקש הבהרה היכן היא נדרשת."

2. ספר למוזמנים כאשר סדר היום של הפגישה יחולק. לדוגמה: "אני אוציא את האג'נדה בדואר אלקטרוני לפחות 24 שעות לפני הפגישה, אנא סקרו את סדר היום עם קבלתם".
3. שאל את המוזמנים להודיע ​​לך מיד אם הם לא יכולים להשתתף בפגישה, כך שתוכל לתזמן זמן לסקור את המידע איתם. גם אם אתה שולח את תזכיר פגישה חובה, כמה עובדים או מוזמנים עשויים להיות בחופשה או מחוץ לעיר בטיול עבודה.

טיפים

• תן למוזמנים לדעת אם אתה מוכן לענות על שאלות בנושא הפגישה מראש או אם כל ההבהרות יש לטפל בפגישה בפועל. ספק מספר טלפון ליצירת קשר או כתובת דוא"ל אם תשאל שאלות מראש.