אתה יכול לספק חדשות רעות לעובדים, לקוחות או ניהול באמצעות מגוון של שיטות. אנשים רבים מעדיפים לקבל הודעות שליליות נמסר ישיר וישיר. אחרים מעדיפים גישה מתוחכמת יותר, ומספקים את המסר בשפה הפחות פוגעת. כך או כך, עליך לספק חדשות, כי הוא כנראה לא רצוי ולא רצוי בצורה ברורה, תמציתית.
לשמור על הקשר
רק בגלל שיש לך מידע לא רצוי להעביר, אין זה אומר שאתה צריך לפגוע במערכת היחסים עם הצד המקבל. בין אם אתה מפטר עובדים, דוחה בקשת תרומה או שולל החזר נסיעות, זכור כי המצב עשוי להשתנות בעתיד ואת ההחלטה שלך עשוי להפוך. הוסף משלים את התזכיר, כגון לספר לעובדים כמה אתה מוערך התרומות שלהם. להסביר לגייס כי כרגע התקציב שלך אינו מאפשר הוצאות מסוימות. תוספת ירכך את המכה ולשמור לפתוח את קווי התקשורת עבור מערכות יחסים עתידיות אפשריות.
מסגרת הודעה עם שפה חיובית
המילים שתבחר בתזכיר יעזרו לשמור על תגובה חיובית, למרות שאתה שולח מסר שלילי. לדוגמה, תוכל לבקש מידע נוסף כדי לעבד בקשה כספית במקום לכתוב שהמידע שסופק אינו מקובל. תגיד לעובדים מה הם יכולים לעשות במקום מה שהם לא יכולים לעשות. לדוגמה, כתבו "נא להתלבש בבגדים לא רשמיים ביום שישי" במקום "לא ללבוש ג'ינס ביום שישי מזדמנים." שלח פתק ללקוח שלך אומר "אתה יכול לאסוף את הסחורה שלך ביום שני", במקום "ההזמנה שלך לא יהיה מוכן עד יום שני הבא."
מניעת ההשלכות המשפטיות
תזכירים של החברה בדרך כלל עושים את דרכם מחוץ לחומות העסק שלך לתוך הידיים של התקשורת או צדדים אחרים. הימנע משימוש בכל שפה שמרמזת על פרקטיקות לא חוקיות או מפלות. לדוגמה, במקום לכתוב "רואה החשבון שלנו עוזב את החברה כי הוא עשה שגיאות מקיפות בסוף השנה דוחות", לכתוב "לאחר שנים רבות של שירות מוכר, רואה החשבון שלנו עובר על הזדמנויות אחרות." בהירות מסייעת למנוע שמועות לא רצויות מ הפצת זה עלול לפגוע במוניטין של החברה שלך. מסר שלילי לא ברור הוא "בשל התנהגות לא הולמת, חברי צוות פיננסיים מסוימים עוזבים". תזכיר טוב יותר נכתב "אנו נרגשים להודיע כי חברי הצוות הפיננסי החדש נועד להחליף את היוצאים של מחלקת החשבונאות."
לחסום את החדשות הרעות
מזכרים שליליים לעיתים קרובות לגרום רגשות פגועים תגובות זועמות. אתה יכול להקל או לפחות להפחית את כמות הנשירה מחדשות רעות כאשר אתה מאגר זה עם חדשות טובות. לדוגמה, התחל תזכיר שלילי עם "אתה מעריך את מספר הטבות הוסיף להיות כלול פוליסת הביטוח שלך" כאשר אתה צריך להעלות את שיעורי הביטוח. שמור את המאגר המשויך להודעה, עם זאת, כדי לשמור על בהירות. במילים אחרות, אל תגיד "הסיפון החדש חניה נפתח בשבוע הבא" כאשר אתה שולח הודעה על קיצוץ בהטבות.
