דיווחים קצרים הם כלי יעיל של תקשורת עם מנכ"ל, שהוא בדרך כלל מנהל עסוק. הם יכולים לשמש כדי לדווח על התקדמות הפרויקט, שבועי או חודשי תחזיות פיננסיות, או דוחות על פעולות הייצור. שלא כמו דוחות מקיפים הדורשים מחקר מקיף ופרטים, דוחות קצרים דורשים רק את המידע הבסיסי אבל החשוב ביותר. כתיבת דו"ח קצר עוקב בסגנון דומה של כתיבת הדו"ח, אלא שהסיכום, הרקע, התוכן, המסקנה או ההמלצות הם תמציתיים.
איסוף נתונים רלוונטיים לפרויקט שעליו אתה מדווח. לעשות זאת באמצעות נתונים זמינים, כגון דוחות כספיים, דוחות היתכנות וסקרים שכבר בוצעו. השתמש בחומרי ייחוס רלוונטיים, כגון ספרים או מידע של צד שלישי מוכר, כגון מומחים בתעשייה כנתונים עבור הדוח שלך.
הקלד את התאריך, שם המנהל הכללי שאליו אתה שולח את הדוח, שמך, חתימתך ונושא הדוח בפינה השמאלית העליונה של הנייר.
לסכם את תוכן הדו"ח בקצרה על ידי ציון הבעיה, הממצאים, ההתקדמות עד כה או הצעה לפתרון הבעיה. ציין בתמצית מה שאתה מצפה יהיו היתרונות של הפרויקט.
תאר את הרקע על ידי כתיבת היסטוריה קצרה של הפרויקט המתמשך או המשימה העסקית שעליה אתה מדווח. כלול את שמות האנשים המעורבים במשימה או בפרויקט, כגון חברי צוות הפרויקט, מאמנים או מנהלי מחלקות. לספק הסבר נוסף על מה המשימה או הפרויקט עומד.
כתוב את הגוף או התוכן של הדו"ח על ידי הכללת הממצאים והנתונים שנאספו בשלב 1. ספק ניתוח קצר של הממצאים ואת המדינה מה הם מתכוונים לפרויקט הכולל והעסק. שלב תרשימים, שאלונים, סקרים והפניות בדוח כדי לתמוך בניתוח שלך.
צייר מסקנה על ידי בקצרה המציין את מעמדו של פרויקט או משימה. ספק המלצות רק אם המנהל הכללי ביקש זאת. תן על שתי המלצות קצרות וחשובות לסכם את כל ההמלצות האחרות כי אחרת היית ברשימה בדוח ארוך יותר.
טיפים
-
למרות קצר, הדו"ח לא צריך להשאיר את הקורא עם שאלות ללא מענה. לספק את כל המידע הדרוש בשפה ברורה, מדויקת.
