מכתבי אישור קבלה מאשרים את מסירת הפריטים המבוקשים, כגון משלוח טובין או הצעת חוזה. המכתב מפרט בבירור מה התקבל ומתי. זה גם מציין אם כל מעקב נחוץ. המכתבים הם בדרך כלל רק כמה פסקאות ארוכות נשלחים בדרך כלל בתוך יום עסקים אחד של קבלת הפריטים המבוקשים. רוב הקבלה קבלת מכתבים נשלחים בדואר רגיל, אבל פקס, דוא"ל ודואר מוסמך הן גם אפשרויות. אוניברסיטת קולורדו המדינה מציין כי מכתבי הכרה הם מחווה מקצועית המסייעים יחסים עסקיים לטפח.
עיין בפריטים שברצונך לאשר קבלתם. ודא שהמשלוח תואם את הציפיות שלך.
כתובת המכתב לאדם מצפה קבלת אישור. השם המלא והכותרת של האדם יחד עם הכתובת צריכים להופיע על המכתב ועל המעטפה.
כתוב את המכתב. בפסקה הראשונה לאשר את קבלת הפריטים על ידי מתן תודה השולח על אספקת הפריטים המבוקש או מידע. לאחר מכן רשימת כל פריט קיבל יחד עם התאריך.
ליידע את הנמען בפסקה השנייה כי אתה מרוצה משלוח - אם זה המקרה - וכי המשלוח תאם את הציפיות שלך.
סיים את המכתב עם סגירה חינם כגון "תודה", או "בכבוד רב", ואת השם המודפס. לחתום ולשלוח את המכתב.
