שעות העבודה של העובד הן קריטיות לרישום השכר, זמן קצוב וצבירת עובדים. מעסיקים רבים לאחסן את זמנם של העובדים ואת רשומות שכר כגיבוי שיטת עיבוד השכר שלהם. רשומות היסטוריות מועילות אם אתה צריך לבדוק את השכר של העובדים, ניכוי מס וניכויים שכר. עם זאת, חוקים פדרליים המנדט כמה זמן מעסיקים חייבים לשמור על שיא תעסוקה, הכולל את התקופה שבה המעסיקים צריכים לשמור על רשומות הזמן גם כן. על פי חוקי הפדרלי, המעסיקים צריכים לשמור על גליונות זמנים עבור מינימום של שנתיים.
רישומי התעסוקה מהווים מידע על תפקידי העבודה, ביצועם, משמעתם או פעולתם המתקנת, וכל חוזה או הסכם, כגון הסכם קיבוצי או חוזה העסקה. מידע התגמולים הוא גם חלק מרשומת העובד, יחד עם רישומי זמן המכילים בדרך כלל מידע אישי כגון מספר תעודת זהות של העובד, שיעור שכר, פטור או סיווג ללא סיווג, חופשה או תשלום זמן קצוב על בסיס צבירה, ובמקרים מסוימים, שעות נוספות או דיפרנציאלי.
גליונות זמנים הם רשומות תעסוקה
בהתאם לשיטות רישום של המעסיק, גליונות זמנים הם חלק מרשומות התעסוקה או מאוחסנים בנפרד כמו רשומות שכר. כך או כך, רשומות זמן וגליונות זמנים נחשבים שיא תעסוקה ולכן, בכפוף לחוקים מסוימים כי המחויבות חובות המעסיקים.
חוק תקני עבודה הוגנים
מעסיקים בכפוף לתקנות עבודה הוגנות לפעול על פי תקנות שכר המינימום, שכר שעות נוספות, פטור ללא סיווג, וכן תיעוד לגבי כל דבר לגבי שכר העובדים. ה- FLSA אינו מחייב פורמט ספציפי לשמירת גליון שעות עבודה, אך הסוכנות דורשת מעסיקים לשמור על מידע מפורט בנוגע לעובדי שכר וללא שכר.
שימור שיא
שימור שיא עבור רשומות שכר חוזים האיגוד המקצועי הוא שלוש שנים. עבור גליונות זמנים ורשומות המכילות מידע ספציפי כגון ימי עבודה, ניכויים, ניכוי ופרטים נוספים, הדרישה היא שנתיים. שיטות העבודה המומלצות למשאבי אנוש ימליצו, ככל הנראה, לשמור על כל הרשומות הנוגעות לתשלום פיצויים לעובדים במשך שלוש שנים, משום שיש חפיפה משמעותית בין רשומות המעסיקים חייבים לשמור במשך שנתיים ורשומות המעסיקים צריכים לשמור במשך שלוש שנים.
ישנן דרישות נפרדות עבור סוגי הרשומות המעסיקים צריכים לשמור על עובדים פטור; עם זאת, האינטרס של המעסיקים הוא לשמור על רשומות באופן דומה ובמשך תקופה שווה. כך מעסיקים המעסיקים במקרה שמתעוררות שאלות הקשורות בהשוואות בין עובדים פטורים לעובדים ללא פטור. כאשר המעסיקים שומרים על רשומות עובדים פטורות המבוססות על תהליך שונה לחלוטין מעובדים שאינם עובדים, קשה להצדיק נהלי משאבי אנוש לגבי שכר פטור לעומת תשלום ללא תמורה, אם הרשומות אינן נשמרות באופן עקבי לאותו אורך זמן.
כללי רישום של EEOC
הממשלה הפדרלית מקלה על המעסיקים למיין את מה שהם צריכים כדי לשמור על כמה זמן על ידי הקמת דומה, חוצה סוכנות הרשומות בין כללים. ועדת שוויון ההזדמנויות בארצות הברית אוכפת חוקים נגד אפליה וכחלק מסמכויות האכיפה שלה, היא דורשת שמעסיקים ישמרו על רשומות שכר ותעודות אחרות במשך שלוש שנים. למעשה, EEOC אומר כי רשומות אשר יכול להיות חלק תביעה תחת חוק שוויון שווה צריך להישמר לפחות שלוש שנים. רישומי תעסוקה, לרבות רישומי זמן המהווים חלק מהמטלה הרשמית של אפליה, חייבים להישמר עד להחלטה סופית.
