בתור מעסיק, אתה צריך להיות מודע המדינה ואת החוקים הפדרליים הקובעים את סוג של מידע זה צריך להיות מתוחזק קבצים כוח אדם. חלק מסמכי כוח האדם הנדרשים כוללים פרטי קשר אישיים עבור העובד, מצב העבודה, פרטי השכר ופרטי הביצועים.
מידע תעסוקתי
מידע תעסוקה בקובץ כוח בדרך כלל מגיע בצורה של יישום התעסוקה או ניירת לשכור חדש. הקובץ עשוי לכלול גם העתק של מכתב הצעת העבודה שנשלח לעובד וקבלה חתומה של העובד בהודעה שקיבל עותק של מדריך העובד של החברה. בעוד קובץ כוח האדם של העובד חייב לכלול תאריך לידה לצורך הטבות, אין זה חוקי לקבל מידע זה לשימוש בקביעת האם או לא להעסיק את הפרט.
מצב עבודה
סטטוס העבודה הוא התיעוד המשפטי המוכיח כי העובד מסוגל לעבוד בארצות הברית. כהוכחת מעמד עבודה, קובץ כוח אדם חייב לכלול עותק של כרטיס הביטוח הלאומי של העובד. אם העובד אינו אזרח של ארצות הברית, טופס I-9 מלא (אזרח שאינו אמריקאי לצורת W-4), יש לכלול עותק של דרכון העובד ועותק אשרת עבודה של העובד בקובץ העובדים של העובד.
שכר
מרכיב עיקרי נוסף של קובץ כוח אדם נוגע למשכורות. מעסיק חייב לשמור מעודכן W-4 טופס מס פדרלי. יחד עם טופס W-4, קובץ כוח אדם יכול לכלול גם גליונות זמנים לתקופות התשלום בהן עובד העובד. אם העובד יש כסף מקושט באופן חוקי משכרו, צו בית המשפט או העתק של התנאי חייב להיות גם בקובץ כוח אדם.
מידע על ביצועים
הערכות ביצועים הן חלק בלתי נפרד מקובץ כוח אדם. אלה יכולים לכלול העתקים של המטרות המקצועיות של העובד ואת הערכות הביצועים שנכתבו על ידי מנהל או מנהל של העובד. במידת הצורך, קובץ כוח האדם מכיל גם כל נזיפות או אזהרות שהעובד מקבל בזמנו עם החברה.
פרטי מס המדינה
אם המדינה שבה אתה מפעיל את העסק שלך יש מסים המדינה, אז אתה נדרש לשמור על טופס W-4 עבור ניכוי מסים. בדומה לטופס מס פדרלי W-4, טופס המדינה צריך להישמר מעודכן ומתוחזק בקובץ העובדים של העובד כתקן גיבוי עבור ניכויים נאותים מן המשכורת של העובד ובמקרה של ביקורת על ידי מס הכנסה או - סוכנות מס ממשלתית.
