מדיניות ונהלים הם חלק חיוני של ניהול עסקים כי הם מונעים כל עובד מן הצורך להמציא מחדש את הגלגל והם מספקים תקן נגד אשר הביצועים האישיים ניתן לשפוט.
מה ההבדל בין מדיניות לבין נוהל?
במונחים הפשוטים ביותר, המדיניות מגדירה תוצאה, בעוד שהנוהל מגדיר את האמצעים עד הסוף. לדוגמה, ייתכן שמדיניות החברה היא שכל העובדים יקונים על ידי עובד אחר, בעוד שההליך כדי להשיג את הקבלות חייב לכלול הן את שמו של העובד שביצע את הרכישה והן את שמו של העובד שצלצל אליה למעלה.
כיצד אוכל לפתח מדיניות החברה?
זה יהיה נחמד אם אתה יכול להמציא סט שלם של מדיניות החברה כאשר אתה הראשון לפתוח את העסק שלך ואף פעם לא צריך לבקר אותם מחדש. עם זאת, המדיניות שלך ואת הספר נוהל צריך להיחשב מסמך חי, עם מדיניות חדשה שנוספה כפי הצורך.
מתי מדיניות ונהלים צריך להשתנות?
אחת הדוגמאות הטובות ביותר כאשר מדיניות ייתכן שיהיה צורך לעדכן היא כאשר עסק ממיר מתוך מערכת ידני אחד מנוהל באופן אלקטרוני.
אם מדיניות ונהלים ניתן לשנות, למה הם צריכים להיות כתובים?
שמירה על כל מדיניות ונהלים בכתב בכתב משפר את הסיכויים כי הם יחולו באופן הוגן וללא משוא פנים על כל עובד בחברה. לדוגמה, אם מנהל מעסיק עובד על אכילת שבבי תפוחי אדמה מחוץ למסוע, יכול היה העובד לטעון שאינו מודע למדיניות אם לא קיבל עותק של מדריך עובדים המציין את מדיניות "ללא אכילה" מראש.
כיצד ניתן להשתמש במדיניות ונהלים להערכת ביצועים?
מדיניות ונהלים ברורים מאפשרים לכל עובד לדעת כיצד היא תישפט, וכל מנהל יכול להשוות באופן אובייקטיבי ביצועים אישיים. לדוגמה, אם המדיניות היא שכל עובד מבצע חמש בדיקות איכות לשעה ומתעד את ההמחאות שלו בספר יומן, קל מאוד למנהל לשבת בסוף היום ולראות מי עומד בסטנדרט ומי לא.
כיצד יש להשתמש במנהל מדיניות ותקני ביצועים?
על בסיס יומי, מנהלים יכולים לנצל את הסטנדרטים כמו רגעי אימון, מראה עובד שבו הביצועים שלו צריך לשפר או איפה הביצועים שלו הוא כוכב. בסוף תקופה מסוימת, כל עובד יכול להיות מוצג הביצועים הממוצע שלו לעומת תקן, והחלטות כגון הגדלת הכשרון, קידום מכירות או אפילו שימור עובדים יכול להיעשות על בסיס אובייקטיבי, הוגן וחסר פניות.
