ברור, כתוב היטב נהלים ונהלים לוודא פעולות היומיום משקפים לטווח ארוך חזון העסק שלך ואת הצהרת המשימה. הם גם ליצור מסגרת קבלת החלטות עקביות והוגנות, ולעבוד כדי להגן על האינטרסים המשפטיים של העסק שלך. תהליך האימוץ, שבדרך כלל מורכב מבדיקה, בדיקה, שינוי ואישרור, הוא קריטי להבטחת המדיניות והנהלים הבטוחים במקום לעכב את הסבירות לעמוד ביעדים אלו.
סקירת מדיניות ונהלים טיוטות
שלב האימוץ, שהוא השלב השלישי של מחזור חיי הפוליסות והנהלים, מתחיל בבדיקה מעמיקה. בעסקים רבים, צוות הניהול מבצע ביקורת ראשונית לפני קבלת החלטות מוצעות על שינוי, בדיקה או אישור. בדוק אם המדיניות המוצעת מקשרת למטרה אסטרטגית והאם ההליכים מקושרים למדיניות ההורה. כמו כן, ודא את המלל הוא מובן ומתייחס לקהל המיועד. שלח כל הכתיבה כי נכשל את הסקירה הראשונית חזרה לכותב עבור גרסה.
קבע כללי משוב
צור כללים, כולל תאריכי יעד, למתן משוב על שינוי או בקשות שינוי מלאות. כל דבר שנשלח לאחר בדיקה ראשונית יכלול את המשוב המתאים, ולא הצהרה כגון "אין דעה". לדוגמה, יש לדרוש שהמשוב יתחיל עם הצהרות כגון "הטיוטה דורשת שינויים קלים" או "הטיוטה אינה מקובלת ויש צורך בה השינויים יהיו אפקטיביים ". בצע את הצהרות הפתיחה עם שינויים ספציפיים או המלצות שינוי.
שלב הבדיקה
ליישם את המדיניות ואת ההליכים הקשורים באמצעות קהל מוגבל זמן מסוים. לרוב, הקהל הוא המחלקה או המשתמשים שנפגעו ישירות. מסגרת הזמן צריכה להיות ארוכה מספיק כדי להעריך את ההשפעה על הפעילות היומיומית ואת כל ההשלכות האפשריות. להנחות את המנהלים ואת העובדים המושפעים על מנת לספק משוב על השאלה אם הרזולוציה היא אפקטיבית, או אם השינויים עשויים להפוך את ההחלטה ליעילה יותר, יעילה יותר או יותר בהתאם להוראת ציות.
אשרור וליישם
האישרור הוא הצעד הסופי באישור המדיניות והנהלים. עבור עסק קטן עם מבנה ארגוני שטוח ומעטים מקבלי ההחלטות, זה יכול להיות פשוט כמו בעל העסק החתימה והוראת משאבי אנוש כדי להכניס את ההחלטה לתוך המדריך עובד. עבור עסק בגודל בינוני או גדול, לאשרור לעתים קרובות כרוך סקירה סופית דיון, ואחריו החלטה ההצבעה. לאחר אישור, המדיניות והנהלים לעבור לשלב הביצוע.
