מדיניות ונהלים נמצאים במקום כדי לעזור להנחות את האופן שבו העסק שלך פועל באופן פנימי וחיצוני. בדיקה תקופתית של המדיניות והנהלים מבטיחה שתמיד תנהג בהתאם לשיטות המומלצות. הערכה מסייעת לך לעדכן את ההנחיות שלך לפי הצורך כדי לשקף שינויים בעסק שלך או בכלכלה וכדי לטפל בתחומים של צורך או דאגה בחברה.
הגדר מדיניות
פוליסות הן פרוטוקולים כתובים של החברה שלך על איך להתמודד עם פונקציות עסקיות שונות. לדוגמה, ייתכן שיש לך מדיניות פנימית עבור דברים כמו attire במקום העבודה, נוכחות או איך ימי חופשה נדרשים. ייתכן שתקבל גם מדיניות חיצונית בנושאים כגון רכישה או טיפול בתלונות של לקוחות. על פי KCG Consulting Group, המדיניות קובעת את הבמה כיצד פותחו הפרוצדורות, מתבצעות ומוערכות, והן צריכות להיות תואמות את היעדים האסטרטגיים של הארגון. המדיניות נקבעת בדרך כלל על ידי הבעלים, ההנהלה העליונה, מועצה מייעצת או דירקטוריון.
מדיניות סקירה
בחן בקביעות את המדיניות כדי להבטיח שהם מלאים, מקיפים וקלים להבנה. השתמש משוב לקוחות צוות בתהליך. על פי KCG, מדיניות צריכה להיות בכתב, עם קבוצה בודדת של הנחיות עבור כל מדיניות. זה מקל על הבנת ו לסקור ולשנות בעת הצורך. לדוגמה, אם לקוחות מתלוננים באופן קבוע על כך שאין לך מדיניות החזרה קבועה או החזר כספי, או אם העובדים טוענים שאין תהליך הוגן לגבי האופן שבו אנשים משתמשים בימים אישיים, כדאי להוסיף את הסוגיות לאג'נדה של סקירת המדיניות שלך. כאשר מדיניות אינה מוצגת יותר מבחינה מעשית או אינה תקפה עוד, תוכל לעדכן אותה או לבטל אותה.
הגדרת נהלים
הנהלים הם שלבים או תהליכים העסק שלך משתמש בפעילויות העסקיות היומיומיות. לדוגמה, ייתכן שיהיה הליך כיצד לבדוק את המבקרים, לפתוח או לסגור את העסק ליום או לנקות או להפעיל מכונות. לאחר הנחיות פרוצדורלי במקום מסייע להבטיח את העסק שלך פועל בבטחה וביעילות, במיוחד באזורים שבהם עלול להיות missteps מסוכן או יקר. לדוגמה, אם אין לך נוהל נעילת הדלתות העסקיות שלך בלילה, אתה יכול לפתוח את החברה כדי גניבה או ונדליזם פוטנציאליים. על פי KCG, ההליכים צריכים לכלול מידע הקשור למי עושה מה, כאשר הם עושים את זה, באיזה סדר ובאיזו סיבה.
נהלי סקירה
פעילויות שיש להן מספר שלבים, או צעדים שיש להחיל בסדר מסוים, צריכות להיות נהלים פרוצדורליים. אם אלמנט כלשהו של העסק שלך חווה שגיאות תכופות, ההליך עבור אזור זה צריך להיות מוערך. לדוגמה, אם לקוחות מתלוננים באופן קבוע על משלוחים מאוחרים, להעריך את ההליכים שלך עבור ביצוע הזמנות, מילוי אריזה ומעקב אחר משלוח. זה יעזור לך לזהות תחומים שבהם יש צורך בהבהרה או בהגדרה גדולה יותר. סקור נהלים על ידי כך שתבקש מאנשי צוות שאינם מכירים תהליך לקרוא את ההנחיות הקיימות שלך ולזהות תחומים שאינם הגיוניים או שקשה להבין אותם.
