מערכת החשבונית היא הלב של חשבונות העסק של חייבים. חשבוניות מוכנות על בסיס מוצרים או שירותים שנמכרו. הנתונים מהחשבונית תואמים לכתבי עת של מכירות, לרשומות חשבון של לקוחות, ליתרות חייבים ויתרות מזומנים, בין רשומות עסקיות אחרות.
אלקטרוניים וידניים
מערכות תוכנה המשמשות לחשבוניות מחייבות את העסק הקטן להזין נתונים ראשוניים לפני הדפסת חשבוניות. כל מערכת דורשת משתנים שונים ותנחה את המשתמש לגבי מה שנדרש. המערכת תשלב בצורה אלקטרונית את הנתונים בחשבונות חייבים. לעומת זאת, בעת הגדרת מערכת ידנית, בעל העסק הקטן או מנהל החשבונות מחליט מה נדרש ו מגבש זאת כחלק של מערכת החשבונאות בהתאם. בין אם העסק הקטן מספק שירותים או מוכר מוצרים, אחד הצעדים המקדמיים בהקמת מערכת חשבונית הוא לקבוע מה לכלול על החשבונית בנוסף יסודות כגון מידע ליצירת קשר.
מערכת מספור
כל חשבונית צריכה להכיל מספר זיהוי ייחודי המבוסס על הסדר הכרונולוגי של המכירות או על ידי מספר הלקוח. כך או כך הבעלים של העסק הקטן בוחר, מספרים ייחודיים אלה ניתן להשתמש כדי להפנות חשבונית מסוימת בעתיד.
גוף חשבונית
בקטע התיאור של החשבונית, מנהל החשבונות ירצה להוסיף מידע מפורט כך שהלקוח יידע בדיוק את מסמכי החשבונית. לדוגמה, חשבונית לשירות שפשוט קובעת "שיחת שירות" היא מעורפלת מדי עבור הלקוח או העסק הקטן שישמשו לעיון מאוחר יותר. עם זאת, אם התיאור אומר משהו ספציפי יותר כגון "מסננים שהשתנו, מעריצים נקיים, הצתה נבדקת", הן הלקוח והן ספק השירות יודעים בדיוק את העבודה שבוצעה. אם החיוב הוא לכל שירות או לפי שעה, פרט זה צריך להיכלל בתיאור. כאשר החשבונית היא עבור מוצרים, כוללים כמויות ומחיר ליחידות. מידע זה מתאים לרשומות ביומן המכירות.
תנאי אשראי
לקבוע את תנאי האשראי ללקוחות יוצע לכלול את זה על החשבונית. לדוגמה, אם התשלום צפוי באופן מיידי, החשבונית צריכה לשאת את הסימון "נטו עם קבלת". במהלך תהליך המכירה, אם הלקוח היה אמר שהוא היה 30 ימים לשלם, לכלול את זה בתור תאריך היעד על החשבונית.
להביא את הכל ביחד
מערכת החשבונית הושלמה כאשר היא מתאימה למקום הנכון בתהליך החשבונאות. לאחר חשבוניות הוכנו, הגיע הזמן לאסוף חשבונות לקבל. עותק אחד של כל חשבונית נשלח בדואר ללקוח, והעסק שומר עותק אחד. סכום החשבונית נרשם לחשבון הלקוח ביומן המכירות. כאשר התשלום מתקבל, הסכום מנוכה מחשבון הלקוח בעיתון המכירות ומווסף לחשבון המזומנים של העסק. בסוף החודש, בעל העסק הקטן יכול לסקור את החשבונות כדי לציין את כל החשבוניות שטרם נפרעו ואת הצורך במעקב אחר תשלום, כגון שליחת עותק שני של החשבונית המסומנת "בעבר עקב".
