תמונה זו: אתה קורא ספק להזמין כמה יישומונים ולירות בהם דוא"ל כדי לאשר. הבעיה היא, הם שולחים לך חמישה מקרים במקום ארבעה ו מגרש לך עם חשבונית גדולה יותר ממה שציפית. מאז אין לך שום דבר חוקי להחזיק הספק כי דין וחשבון, אין לך הרבה לחזור. אתה יכול לכעוס ולאיים כדי למנוע תשלום, אבל זה יכול לקבל כל מבולגן להרוס את מערכת היחסים שלך. מה לעשות? בעתיד, ייתכן שתשקול ליישם מערכת הזמנת רכש. POs לשחק תפקיד חשוב בשליטה על רכישות עסקיות, עוזר לך לעקוב אחר הזמנות ולנהל תשלומים עבור עבודה לעשות.
מה זה הזמנת רכש?
הזמנת רכש היא אישור רשמי של הזמנת מוצרים ושירותים. זה פועל כחוזה בין עסק לבין הספקים שלו, כך הספק יודע בדיוק מה היה הורה ואת העסק יודע בדיוק מה מוצרים ושירותים הולכים להיות מועברים, ועל ידי איזה תאריך. כאשר הספק מקבל הזמנת רכש, הוא יוצר חוזה מחייב מבחינה משפטית בין שני הצדדים. אז, אתה לעולם לא יהיה תקוע עם מקרה נוסף של יישומונים כי אתה לא צריך, ואת הספק מוגן כי עכשיו יש לו הוכחה משפטית כי סחורות ושירותים הוזמנו. אם לא יצרת הזמנת רכש, לא תהיה הזמנה מחייבת מהלקוח בכלל.
מה הזמנות רכישה נראה?
הזמנות רכש נראות הרבה כמו חשבונית. ההבדל היחיד הוא, הקונה יוצר אותם, לא המוכר. בדרך כלל, הזמנת רכש תכלול את הפרטים הבאים:
- פרטי החברה של הקונה.
- כתובת למשלוח / חיוב.
- פרטי החברה של הספק.
- פרטי ההזמנה - מוצר, כמות, מחיר ומועד מסירה.
- תאריך הזמנת רכש.
- מספר הזמנת רכש.
ייתכנו גם תנאים ספציפיים לגבי ההזמנה, כמו למשל בעת ביצוע התשלום. עסקים רבים ליצור מסמך הזמנת רכש סטנדרטי עם מידע גנרי מלא כדי להבטיח עקביות.
מהו מספר הזמנת רכש?
אם יש פריט אחד בהזמנת הרכש שעליך לכלול, זהו מספר הזמנת הרכש. מספר הזמנת הרכש הוא מספר סימוכין ייחודי שמקל עליך להתאים את המשלוחים עם רכישות כאשר הם מגיעים. השימוש בהם צריך לזרז את עיבוד החשבונית שלך, כי אתה יכול בקלות לעקוב אחר כאשר התשלומים נעשו על הזמנות ספציפיות. זה גם ממזער את הסיכון של תשלומים שגויים כפי שאתה לא יהיה לשלם על חשבוניות שאין להם PO המתאים.
הנה דוגמה. נניח שאתה צריך קבוצה חדשה של ארונות תיוק. אתה יוצר הזמנת רכש עם גודל, כמות ודרישות ספציפיות עבור הארונות ולשלוח אותו ליצרן. לאחר שהיצרן מאשר את הזמנת הרכש, הוא יוצר חוזה משפטי בין שני הצדדים. היצרן ישלח לך את הארונות וישלח חשבונית עבור הסכום הכולל שיגיע. החשבונית תתייחס למספר הזמנת הרכש. לכן, כאשר אתה מקבל את החשבונית, אתה יכול לבדוק את זה כנגד הזמנת הרכש כדי לוודא את שני המסמכים להתאים. אם הם עושים, קדימה לשלם. אם הם לא, מישהו עשה שגיאה שאתה צריך לחקור.
איך משלבים מערכת הזמנת רכש לעסק שלך?
אם מעולם לא השתמשת ב- PO בעבר, תסלח לך על כך שזה פשוט כמו הגדרת תבנית הזמנת רכש ב- Microsoft Word או בתוכנת הנהלת חשבונות שלך. אפשרויות אלה נהדרות ליצירת מסמך הזמנת רכש פיזי, אך יש כמה דברים נוספים שעליך לחשוב עליהם לפני שתוכל לשלב מערכת הזמנת רכש לעסק שלך:
מי עושה את הרכישה?
מנהל ראשי של הזמנת רכש צריך לשלוט במערכת הזמנת הרכש. זה יהיה לרכז את הרכישה שלך ולתת לך תיעוד ברור של כמה כסף הוא בילה. מיד עם יצירת הזמנת רכש, מנהל המערכת יכול מיד למקד את העלות לתקציב החברה. בעיקרון, תתחיל על ידי לקיחת כרטיסי אשראי מתוך הידיים של הצוות הכללי.
מהו תהליך העלאת הדרישה?
כל תהליך הזמנת רכש מתחיל בדרישה. זוהי בקשה הזמנת רכש כי העובדים עושים בכל פעם שהם צריכים לקנות מוצרים או שירותים. יהיה עליך ליצור תבנית תפיסה סטנדרטית, שעל כל חברי הצוות להשתמש בה. עסקים קטנים רבים מאפשרים לצוות שלהם פשוט לשלוח את הבקשה שלהם למנהל, מי יהיה קשר עם מנהל המערכת להקצות תקציב, לקבל אישור לרכישה ולהעלות את הצורך PO.
הוספת מערכת הדרישה מבטיחה כי הצוות חייב לקבל אגודל מרכזי לפני שהם רוכשים אז שום דבר מחליק דרך הסדקים. בקרוב, יהיו לך מספיק נתונים כדי לעקוב אחר האופן שבו העובדים משתמשים באספקה ודפוסי רכישה ספוט, כגון, האם יש הזדמנויות לרכישת נפח מוזל מספק?
כיצד תתחבר אל הזמנת הרכש?
מנהלי מערכת יכולים לבחור לאשר, לדחות או לסמן דרישה לצורך דיון נוסף. לאחר אישור הדרישה, על מנהל הזמנת הרכש להקצות מספר הזמנת רכש להזמנה - ניתן להשתמש בקוד אלפא-נומרי שתרצה - ולהקליט אותו ברשומת הזמנת רכש. שמירה על רישום מבטיח לך לשמור על סך הרכישות של הרכישות. תוכל לראות את ההשפעה של דרישת הבעלות לפני שתאשר אותה, ולעדכן את התקציב שלך בכל פעם שמתרחשת הזמנת רכש. זה גם חלק מרכזי של שבילי ביקורת, להבטיח שאין פערים בין אספקה מגיע ותשלומים יוצא.
איך תנהל את הספקים?
כמובן, תצטרך לתת לספקים שלך לדעת שאתה עובר למערכת PO. זה פשוט כמו יצירת קשר עם הספקים שלך ומודיע להם שאתה תהיה הגשת הזמנת רכש לפני שתבצע תשלום עבור הסחורה. איך אתה מקבל את הזמנת הרכש הוא תלוי בך - לרוב, מנהל המערכת ישלח אותו ישירות אל הנמען.
לאחר הספק מקבל את הזמנת הרכש שלך, הם צריכים לבדוק את זה בזהירות עבור שגיאות לפני הכנת הסחורה להיות מועברת. ספקים גדולים רבים יותר משמשים לרכישת רכש חוזר (PO) ומציבים מערכות שיסמנו את חשבונך אם תנסה לרכוש ללא הזמנת רכש.
כיצד תוכל ליישב את תשלומי החשבונית עם רישום ה- PO?
אם אתה שומר רישום עדכני של הזמנת רכש, אזי התאמת חשבוניות או דוחות כרטיס אשראי כנגד הזמנת הרכש אינה קשה במיוחד או צורכת זמן רב. אתה רק מחפש לסמן כל רכישה שלא נרשמה באמצעות הזמנת רכש. ואז, זה מקרה של צוות האימונים כדי למנוע רכישות עודף בעתיד.
האם אתה צריך להפוך את תהליך הזמנת הרכש?
במקום לעשות דברים באופן ידני, אתה יכול לבחור להשקיע כמה תוכנות רכישה עבור בעלי עסקים קטנים. מערכות אלה יכולים להפוך את דרישותיך ואת האישורים השגרתיים וליצור פקודות באופן אוטומטי, מה שהופך את כל העניין הרבה פחות מאתגר. הם גם לנהל את מסמכי הרכש שלך מאחד מרכזי במיקום אחד, נגיש מכל מקום, מה שמקל על ניהול הזמנות רכש בדרכים. מערכות מסוימות יש תכונות שימושיות אחרות, כגון קטלוג הספק לבצע דרישות רכש קל ונוח יותר עבור העובדים שלך.
פלטפורמות הן רחב כמו שהם ארוכים, ויש שפע של אתרי ביקורת מקוונים כדי לעזור לך לצמצם את האפשרויות. כמו תמיד, לנצל את הדגמות ותקופות ניסיון ללא תשלום, אז אתה בטוח שביצעת את ההחלטה הנכונה לפני שאתה קונה.
