מימוש סדר איטי יכול להקטין את איכות שירות הלקוחות שהחברה שלך יכולה לספק. שירות לקוחות באיכות נמוכה יותר ישפיע בסופו של דבר על השורה התחתונה הפיננסית של העסק שלך. קבלת אישורים עבור הזמנות רכש מעובד במהירות וביעילות ככל האפשר פירושו החברה שלך יש אספקה הדרושים כדי לשמור על דברים זורמים בזמן. באמצעות לקוח הדואר האלקטרוני של Microsoft Outlook לשליחת בקשות לאישור הזמנת רכש יכולה לסייע לייעל את תהליך הזמנת החומרים המתכלים או את הסחורה הסיטונאית תוך הקפדה על ביצוע נהלי רכישה נאותים.
הכן הזמנת רכש
עבור אל דף תבניות "רכישה ומכירה של Microsoft Office" ובחר תבנית. ודא שאתה יכול לפתוח, לערוך ולשמור את התבנית בתוכנית במחשב. צור תבניות באמצעות Microsoft Excel, Microsoft Word או תוכנית רלוונטית אחרת.
בחר "פתח" כאשר אתה לוחץ על כפתור "הורד" עבור התבנית שבחרת לפתוח את התבנית בתוכנית המיועדת. התאם אישית את התבנית כדי לענות על הצרכים שלך ושמור אותה במחשב שלך.
ליצור ולשמור תבנית מותאמת אישית משלך אם אתה לא אוהב את כל התבניות הזמינות ב- Microsoft. במידת הצורך, באפשרותך להשתמש בתבניות מיקרוסופט כמדריך.
צור "מסמך חדש" המבוסס על התבנית שלך באמצעות תפריט התוכנית. שימוש בקיצור דרך לא יספק גישה לתבניות. מלא את המסמך ושמור אותו במחשב.
השתמש בתוכנית פיננסית כדי לשלוח הזמנת רכש, אם כך אתה יוצר את הזמנות הרכש שלך. כמה תוכניות פיננסיות כמו QuickBooks יש שילוב של Microsoft Outlook, כך שתוכל לשלוח הזמנת רכש לאישור ישירות מהתוכנית.
ייצוא הזמנות רכש מתוכנות פיננסיות ללא שילוב Microsoft Outlook באמצעות גיליון אלקטרוני או פורמט Word, אם אפשר. אם הדבר אינו אפשרי, הדפס את הזמנת הרכש שהושלמה כמסמך PDF ושמור אותה במחשב.
שלח הזמנת רכש
פתח את Microsoft Outlook ולחץ על הלחצן "חדש" בפינה השמאלית העליונה כדי לפתוח הודעה חדשה.
עבור לכרטיסייה "הוספה". לחץ על "צרף קובץ" ונווט אל הזמנת הרכש כדי לבחור אותו. לחץ על הלחצן 'הוסף' כדי לצרף אותו לדוא"ל.
הגדר את גודל הגופן ל- 14 ואת צבע הגופן לשחור. סוג "בדקתי ואישרתי את הזמנת הרכש המצורפת:" התחל שורה חדשה.
הגדר את גודל הגופן ל- 11 ואת צבע הגופן לאפור. הקלד "בדוק את הזמנת הרכש המצורפת והשב לדוא"ל זה. הקלד להלן "Y- שמך" כדי לאשר את הזמנת הרכש או "N- שמך" כדי לדחות את הזמנת הרכש. הערה: התשובה חייבת לבוא מחשבון הדוא"ל שאליו היא נשלחה.
דלג על ארבע שורות והגדר את גודל הגופן ל- 14 ואת צבע הגופן לשחור. סוג " אין לי הרשאה לאשר את הזמנת הרכש הזו." התחל שורה חדשה.
הגדר את גודל הגופן ל- 11 ואת צבע הגופן לאפור. הקלד "השב לשולח. הצב X בשדה למעלה אם אינך מורשה לאשר הזמנת רכש זו, ואם אתה יודע מי הוא, ציין את השם, לדוגמה, X - Bill Smith ".
טיפים
-
הדפס עותק של הודעת אימייל של הזמנת רכש שאושרה וציין אותה בחשבונית עבור הרכישה כדי לתעד את הרכישה שאושרה.
אזהרה
קבלת חתימה פיזית מאובטחת יותר מאשר אישור בדוא"ל, מכיוון שמישהו אחר יכול לקבל גישה לחשבון הדוא"ל של האדם, אם הוא חתום כל היום.
