אם אתה בעל עסק, אתה צריך את היכולת לרכוש אספקה על אשראי. הדרך היחידה לעשות זאת מורכבת מהגשת הזמנת רכש המציינת מי מאשר את הרכישה. ללא הזמנת רכש, אתה הסיכון לחתוך לתוך תזרים המזומנים שלך או להגדיל את החוב שלך, כי תצטרך לרכוש במזומן או אשראי. יצירת הזמנת רכש מאפשרת לך לשלם בתוך חלון של 90 יום. גמישות זו מסייעת לך להישאר בעסק.
פתח מסמך חדש באמצעות תוכנת העריכה המועדפת עליך. MS Word, MS Excel, עץ אפרסק חשבונאות או Quickbook מכילים את הכלים כדי ליצור הזמנת רכש. אם אתה מעוניין באפשרות בחינם, Google Docs מאפשר לך להשתמש בתוכנית עיבוד התמלילים המקוונת שלהם, ו- Open Office.org מציע חלופות חינם למוצרי MS Office.
הקלד את שם החברה, הכתובת, מספר הטלפון, מספר הפקס וכתובת הדואר האלקטרוני בפינה השמאלית העליונה של המסמך. אם יש לך לוגו, ייבא אותו ומקם אותו בצד שמאל של שם החברה וכתובתך. בשורה התחתונה מתחת לכתובת הכתובת שלך, הוסף את מספר מס המכירות הקמעונאיות שלך, כך שתוכל לקבל איכות עבור פטור ממס מכירה עבור סוגים מסוימים של אספקה עסקית.
צור רווח עבור מספר הזמנת הרכש על ידי הקלדת "הזמנת רכש **** ____ "בחלק העליון האמצעי של המסמך.כאשר אתה משתמש הזמנת הרכש שלך כדי לרכוש מוצרים, להקצות מספר במרחב זה, כך שזה נראה משהו כמו" הזמנת רכש 00012. אם אתה עובד Quickbook או עץ אפרסק, התוכנה באופן אוטומטי להקצות מספר רציף.
צור קטע 'תאריך יעד' בפינה השמאלית העליונה של המסמך. הגדר את הגופן עבור מידע זה ל -20 או 22 נקודות, כך שהספק יודע מתי תזדקק למשלוח.
צור עמודות נפרדות עבור כל פרט של המוצר שברצונך לרכוש. עמודות נפוצות כוללות תאריך, כמות, תיאור פריט ומחיר מוצר. עם זאת, ספקים מסוימים דורשים מידע נוסף כגון מספר UPC או מספר קטלוג. צור שלוש עמודות 'שונות' כדי להתאים למזהי מוצרים ייחודיים.
צור רווח כולל, מס ומרחב כולל כולל מתחת לעמודות הכוללות את כל הרכישה.
צור סעיף 'הוראות משלוח' בחלק התחתון של הדף, שיש לכלול מקום לכתובת מסירה (אם שונה מכתובת החברה) והוראות מיוחדות שבהן על מנהל ההתקן למסירה לקחת את המוצרים.
צור שורת חתימה לחתימת החותם המורשה. אתה יכול לקבל את האדם לחתום על כל הזמנת הרכש, אבל רבים של תוכניות עיבוד תמלילים יאפשר לך לייבא חתימה גרפי למקם אותו במסמך.
בחלק התחתון של הטופס, ציין את תנאי הרכישה כמו קבלה של אספקה, סחורה פגומה, דרישות חשבוניות ותנאי תשלום.
