כיצד לפתוח מערכת תיוק עבור עסקים קטנים

תיוק הוא אחד מאותם עבודות חשובות שאף אחד מאיתנו לא אוהב לעשות. בעת הגדרת מערכת תיוק חדשה, אתה רוצה לעשות את זה בצורה שבה קל לך להשתמש. יש אנשים שאוהבים להגדיר את המערכת שלהם על ידי האלפבית וכמה על ידי מספרים. אחרים להגדיר את זה לפי קטגוריה ולאחר מכן על ידי האלפבית. בחר מה עובד בשבילך.

פריטים שתצטרך

• ארון תיוק

• תיקי גב

• מחיצות קרטון עם כרטיסיות

• סמן עדין

ארגן את הקטגוריות שלך כגון שכר דירה או משכנתא. הגדר בצד קבצים עבור הבניין שלך, כלי עזר וציוד. לעבור את כל הניירת שלך. תן לכל נושא קטגוריה. נסה להפוך את הקטגוריות שלך בקנה אחד עם קטגוריות IRS, זה עושה את זה קל יותר בסוף השנה.

הפוך מחלק עבור כל קטגוריה. כתוב על המחיצה איזו קטגוריה היא. שים אותם בצד.

כפי שאתה משלם חשבון, לכתוב את התאריך ששילמת אותו על החלק של הצעת החוק כי אתה שומר או את הקבלה. אם אתה משתמש בבדיקות, רשום את מספר ההמחאה ואת הסכום ששולם על הקבלה. אם אתה משלם אלקטרונית, כתוב את מספר האישור ואת הסכום ששולם על זה. תאריך כל הניירת שלך עבור תאריך אתה עובד על זה גם אם זה לא שטר. דוגמאות לניירת אחרות עשויות להיות התאמת בנק, חשבוניות להזמנות וחשבונות שנשלחו ללקוחות. ואז מסמך כל קבלה או פיסת נייר במערכת הנהלת חשבונות שלך. QuickBooks ו- Microsoft Money יש תוכניות מצוינות עבור הנהלת חשבונות עסקיים קטנים.

הגדרת תיקיית מנילה עבור כל חלק נפרד של הקטגוריה כי אתה רשום בשלב 1. דוגמה תהיה, הקטגוריה היא כלי עזר והתיקיות יהיה ABC אלקטריק, מים CITY וביוב, וחיבורים לאינטרנט INT. אם לעסק שלך יש ספקים, הגדר קבצים נפרדים עבור כל ספק. הגדר קבצים עבור כל אחד מהלקוחות שלך. לעבור דרך כל קטגוריה ולהגדיר את כל התיקיות הפרטיות.

הגדרת קובץ עבור כל עובד. מאז רוב העסקים הקטנים אין מחלקות כוח האדם לטפל העובדים לשמור רשומות עליהם, תצטרך לשמור לפחות קובץ פשוט עליהם. מניחים את רשומות התשלום שלהם. מסמך כל אימון הם השלימו. שמור עותקים של רישיונות אם הם נדרשים. אתה גם רוצה לתעד כל המחלוקות שאולי היו לך איתך. רשמו מה היה המחלוקת ומה היתה התוצאה.

שמור קובץ נפרד עבור קבלות שלך כאשר אתה קונה משהו עבור העסק שלך. מסמך אותם הראשון שלך. אתה רוצה לשים אותם בתיק. פעם בחודש, עבור את קובץ הקבלה ומקם אותם בקובץ ובקטגוריה הנכונים. אתה יכול מצרך קבלות חודשים יחד לכתוב את החודש עליהם. גם אם אתה משתמש בכרטיס אשראי, זה תיעוד נוסף אם היית מבוקר על ידי מס הכנסה.

מניחים את מחיצות הקטגוריה בארון התיקים על ידי אלפבית אותם. אלפבית כל אחת מהתיקיות שבקטגוריה זו. מניחים אותם מאחורי המחיצה. עבור כל קטגוריה וקובץ אותם.

טיפים

• אתה יכול להתאים כל מערכת תיוק כדי להקל עליך להשתמש. כל עוד אתה יכול למצוא את המידע במהירות, היא מערכת תיוק טובה.