מחזור תשלומי המזומנים מהווה חלק מתהליך החשבונאות העסקית. כמה משאבים חשבונאיים עסקיים רואים במחזור זה תהליך כשלעצמו, בעוד שאחרים מעריכים אותו כחלק אחד של תהליך חשבונאי גדול יותר. הבנת מחזור תשלומי המזומנים מחייבת בחינה של מטרתו, שלבי התהליך והעובדים השונים המעורבים בתהליך זה. סמנכ "ל הכספים (CFO) מסייע בקביעת נהלי תשלומים במזומן בתאגידים.
תשלום במזומן
מחזור תשלומים במזומן הוא התהליך שבו עסק קונה פריטים, מחלקים לתהליך ייצור לסחורה למכירה מסחרית, עם משאבים כספיים. תהליך זה מסתמך במידה רבה על החלטות ואישור של מחלקת החשבונאות של החברה. בעסק גדול או ביורוקרטי, מחזור התשלומים במזומן כולל קומץ של מחלקות שאינן חשבונאיות, כולל רכישה, קבלה והפקה. תשלום במזומן יכול לכלול לא רק מזומנים פיזית, אלא כל המשאבים במזומן, כגון המחאות וקווי אשראי.
צעדים במחזור
נקודת ההתחלה של מחזור תשלומים במזומן תלויה בתוכנית החשבונאית של עסק מסוים. הסביר באופן ליניארי, המחזור בעצם עובד כך: חברה מחליטה לרכוש פריט או קבוצה של פריטים. מחלקת הרכש מציבה הזמנת רכש, אשר מחלקת החשבונאות מאשרת על בסיס מקורות מזומנים זמינים. המחלקה המקבלת מקבלת את ההזמנה מהספק באשראי. מחלקת החשבונאות יוצרת את כל הניירת הדרושה לרכישה ומשלמת את הספק. תשלום הספק מהווה את התשלום בפועל במזומן.
מחזור הוצאות
המחבר ג'יימס הול טוען בספרו "חשבונאות מערכות מידע" כי מחזור התשלומים במזומן מהווה חלק מתהליך גדול יותר שנקרא מחזור ההוצאות. לדברי הול, מחזור התשלומים במזומן ומערכת הרכישות / חשבונות זכאים מהווים את שני האלמנטים של החלק הראשון של מחזור ההוצאה. במחזור זה, מערכת הרכישות / חשבונות זכאים קובעת את הצרכים המהותיים של העסק, והיא רוכשת חומרים על בסיס צרכים אלה. מערכת זו מתעדת את כל הרכישות הנכנסות כמלאי ויוצרת חשבונות עבור כל ספק. במהלך מחזור תשלומים במזומן מחלקת החשבונאות אוספת מידע על כל החשבונות הפתוחים ומשלמת את החשבונות באמצעות תשלומים במזומן. מחזור זה זהה פחות או יותר למחזור התשלומים הסטנדרטי של המזומנים, אך מפרק אותו למחזורי משנה.
עוד על תשלום במזומן
תשלום במזומן בעסקים קטנים עובד אחרת. חנות עצמאית, למשל, עשויה להעסיק אדם אחד שעושה את כל הרכישות, מטפל בכל קבלת ואיזון כל החשבונות באמצעות תשלום במזומן. אדם זה מטפל גם במזומן קטן עבור רכישות.
במקרים מסוימים, מערכת תשלומים במזומן אולי אין שום קשר עם רכישת חומרים על ידי העסק. מדינת קליפורניה, למשל, מכנה את המערכת שבאמצעותה היא משלמת זכיות מהגרלה המדינה מחזור תשלומים במזומן. מבחינה טכנית, כל מחזור שבו גוף מבזבז כסף כמזומן או המחאה מהווה מחזור תשלומים במזומן.
