דוחות התקדמות הם ברורים, עם עיצוב נוסחה יותר מזה של דוחות רבעוניים. האחרון להשתנות בפורמט שלהם מעסק לעסקים ומוסד למוסד. עם זאת, ההנחיות הבסיסיות הבאות חלות על שניהם: שים לב לקהל שלך ומה הם מצפים למצוא בדוח ושמור על הכתיבה שלך ברורה ותמציתית, עם צליל רציני, ללא שטויות וסגנון מדויק, פתוח ואמין.
פריטים שתצטרך
-
נתונים ומידע שייכללו
-
תוכנית טובה לעיבוד תמלילים כגון Microsoft Word
השתמש פורמט תזכיר מסורתי הן את ההתקדמות ואת הדו"ח הרבעוני. להתחיל עם התאריך, את השם ואת המיקום של האדם שאליו ילך הדו"ח, השם שלך ואת המיקום ואת שורת הנושא ברורה, תמציתית. לדוגמה, שורת הנושא לדוח התקדמות עשויה להיות "התקדמות בפרויקט אינטגרציית הנתונים". שורת הנושא של דוח רבעוני היא לעתים קרובות פחות ספציפית ופשוטה אומר משהו כמו "דוח רבעוני עבור מחלקת נתונים, ברבעון השלישי של 2010." אם הדו"ח הרבעוני הוא אחד מתוך מספר הולך לאותו אדם, ודא שאתה יודע את הפורמט המדויק שהאדם מצפה.הקורא צריך לעכל במהירות את כל הנתונים הנכנסים ואנו מצפים למצוא סוגים ספציפיים של מידע באותו מקום בכל דוח.
לקבלת דוח התקדמות, פתוח עם סיכום של התקדמות, כגון "פרויקט אינטגרציה נתונים מתקדמת על לוח הזמנים ובתקציב". אם אתה מחפש משהו ספציפי - עזרה מעובד או מחלקה אחרת, כספים נוספים, וכו ' לרשום את זה מיד כדי לוודא שזה לא התעלמו על ידי הקורא. פתח את הדוח הרבעוני באופן דומה על ידי סיכום המידע הכלול בדוח.
פירוט רקע הפרויקט, אשר ניתן לכלול עם סיכום של התקדמות אם תרצה, על ידי סיכום מהיר של פרטים ותיאור מטרתו ואת ציר הזמן. במסגרת הדוח הרבעוני, ניתן לכלול את ההתקדמות שבוצעה מאז הדוח האחרון, והוא מסביר הן את הטוב והן את הרע. זכור כי אתה רוצה להיות פתוח וכנה.
ציין בדוח התקדמות כל עבודה סיים להשתמש פעלים פעולה כדי להדגיש כי העובדים על הפרויקט היו חרוצים. אתה יכול גם לכלול תאריכים ספציפיים כאשר השלבים של הפרויקט הושלמו או כאשר חלק ממנו הפך פעיל או באינטרנט או מה היא המטרה. בשלב זה בדוח הרבעוני ובתוך הפורמט המתאים, מתחילים לפרט את ההתקדמות שנעשתה. רשימת בעיות שיש לפתור.
ספק פרטים בדוח התקדמות של כל הבעיות שאתה נתקל, אסטרטגיות לפתרון אותם ציר זמן לפתרון שלהם או הסבר מדוע הבעיה נמשכת.
לפרוס את לוח הזמנים עבודה בדוח התקדמות, יחד עם ההישגים שאתה מצפה במהלך מרווח הזמן הקרוב. אתה יכול לעטוף את הדו"ח עם הערכה כוללת של הפרויקט ומה שהושג עד כה. בדו "ח הרבעוני, חזו הזדמנויות והזדמנויות עתידיות לצד תוצאות צפויות ופעילויות חשובות. אולי בסופו של דבר עם בקשה להערות, משוב ורעיונות.
