אם העבודה שלך כרוכה בתדריכים תקופתיים למנהלים או למנהיגות בכירה על פונקציות המחלקה שלך, רוב הסיכויים שאתה יכול לחלק את המשימה לרבעונים או לשלושה חודשים. ארגונים רבים משתמשים בפרקי זמן רבעוניים עבור פעולות חשבונאיות ופיננסיות, ולכן הם זקוקים לתדרוך שמתאים מסגרת זמן זו. דוח רבעוני יכלול סיכום מנהלים ומידע על התקדמות עסקית, נקודות עיקריות, אתגרים ומטרות שהושגו במהלך אותה תקופה. אתה יכול אפילו לכלול הפניות אנקדוטיות שיכולות להביא את הדוח שלך לחיים באמצעות אירועים בפועל שהתרחשו במהלך הרבעון.
מחקר רבעוני קודמים
אם זהו הדוח הרבעוני הראשון שאתה כותב, עיין בדוחות קודמים - רבעוניים או שנתיים. ייתכן שיהיה מידע בסוף השנה, כי אתה רוצה להעביר על דוח זה רבעוני. כמו כן, יכול להיות פורמט מועדף לדוח הרבעוני שלך. זה כנראה בסדר אם אתה הולך לכלול מידע נוסף, רלוונטי; עם זאת, היצמד לאותו פורמט, אלא אם צוין אחרת. אם עדיין אין לך תבנית מדוחות קודמים, צור תבנית כזו, כך שלא תיצור מחדש את השלב הבא ברבעון הבא.
קבע את מקורות המידע שלך
אלא אם כן הדו"ח הרבעוני נמצא אך ורק בתחום שלך, סביר להניח כי יהיה עליך מידע ממקורות אחרים או מחלקות. לדוגמה, אם הדוח שלך דורש נתונים כספיים, פנה אל הקטע חשבונאות או כספים וביקש את הנתונים הדרושים לך ברבעון זה. אם יש נתונים זמינים ברבעון הקודם, לשאול את זה גם במקרה שאתה רוצה להשוות בין שני רבעונים.
סקירת נושאים עסקיים לדיווח
אסוף מידע על הנושאים העסקיים שאתה בודק בדוח הרבעוני שלך. לדוגמה, אם אתה מנהל פרויקט של חברת הייעוץ ומטרת הדוח היא לעדכן את צוות המנהיגות על ההתקדמות למספר התקשרויות שונות, שקול לרשום את שמו של כל לקוח, ולאחר מכן את סוג ההתחייבות כסובייקטים כדלקמן:
- שם לקוח, סוג ההתחייבות; למשל, אימון אישי
- שם לקוח, סוג ההתחייבות; למשל, סדנת פיתוח צוות
- שם לקוח, סוג ההתחייבות; למשל, הערכה ארגונית
עבור כל נושא משנה, ספק תיאור קצר של ההתקשרות, כולל אנשי הצוות שהוקצו לכל אחד מהם. אם אתה מנהל הפרויקט, ציין את שמך ואת שם הלקוח שאיתו התקשרת במהלך תקופה זו, וכן תיאור של הפעילויות שלך כמנהל הפרויקט. תאר פעילויות אחרות על האירוסין, כגון מספר השעות שכל יועץ שהוקצה יעבד ואת המטרות, היעדים וההישגים עבור כל אירוסין. לדוגמה, אתה יכול לכתוב,
"יועץ ABC John Doe יצר פעילויות פיתוח צוות לסדנא של 1 בפברואר 2019. מטרת הסדנא היא לסקור את התוצאות של ההערכה הארגונית שנערכה ב -1 בדצמבר 2018, ולהקל על הפעילויות להחזרת חברי הצוות למשימה הארגונית. "
אתה תהיה שופט על כמה פרטים אתה צריך לספק, על בסיס אורך ואת הפורמט של הדו"ח הרבעוני שלך. סעיף זה יוצר את הרכיב הנרטיבי של הדוח שלך.
גיליונות אלקטרוניים שימושיים
בנוסף להיות שימושי בהצגת תמונה פיננסית עבור הדוח הרבעוני שלך, גיליונות אלקטרוניים מוערכים על ידי הקוראים מודאגים לגבי השורה התחתונה. אתה לא צריך לכלול מספר דפים עם דוח נרטיבי שלך, אבל תיאור כמותי של פעילויות רבעוני נותן לקוראים שלך תמונת מצב של התקדמות עסקית באזור שלך. לדוגמה, אם אתה מדווח על מספר התקשרויות, הגיליון האלקטרוני שלך עשוי לשקף את התקציב החל, ניתוח הצריבה, העלויות עד כה ואת התקציב המשוער להשלמה הן בדולרים והן באחוזים.
כתוב את הקדמה ואת המסקנה
ברגע שיש לך התאספו את כל המידע עבור הדו"ח שלך מוכן טיוטה, לכתוב את ההקדמה ואת המסקנה. ההקדמה צריכה לכלול את תקופת הדיווח, מקורות המידע, המחלקה או הפרויקטים והקהל. אם הדוח שלך ארוך או מורכב, כתוב תקציר מנהלים המכיל את המידע הרלוונטי ביותר בסיכום של עמוד אחד. המסקנה אמורה להציג מחדש את עיקרי הרבעון, וכן להסביר בקצרה את כל הנושאים הבולטים שהתרחשו במהלך הרבעון והתחזיות לרביע הבא.
