מדריך מדיניות ונהלים הוא מסמך כתוב המפרט את כללי הארגון ואת הדרכים הספציפיות שהוא אמור לפעול. זה מכסה את הכל מתוך Outlook כללי של הארגון את הפרטים של איך לעבד דואר נכנס. כמה רעיונות בסיסיים עבור מדיניות ונהלים ידני יעשה מדריך שימושי יותר לעובדים.
איסוף משוב מהמחלקות
לפני כתיבת מדריך רשמי עבור ארגון, אתה צריך לקבל משוב מכל המחלקות השונות על המדיניות שלהם ואת ההליך. גם אם אין מדיניות רשמית ונהלים ידניים, המחלקות כנראה משלהם מדיניות פורמלי, תזכירים ומדריכי מדריך. מדריך מדיניות ונהלים, אלא אם כן הוא נכתב עבור עסק או ארגון חדש, צריך לקחת בחשבון איך המחלקה כבר לרוץ. הצגת מדיניות ונהלים חדשים לחלוטין עלולה להאט את הפקות בגלל עקומת הלמידה. במקום זאת, חשוב על המדיניות ועל נוהל ידני כמקום לאחד את כל מדיניות פורמלי ונהלים למקום אחד, כדי למנוע בלבול.
עם זאת, זה לא כלל מוחלט. אחד היתרונות של כתיבת מדיניות ונוהל ידני הוא שזה נותן לך הזדמנות לבדוק את האפקטיביות של הארגון של עבודה. כאשר כותבים את המדריך, לדבר עם מנהלים ועובדים במחלקות השונות כדי לראות אם כל המדיניות והנהלים הם עובדים עם כרגע הם מסורבלים, קשה או לא עקבי. אם כן, ייתכן שתרצה לקיים פגישה כדי לדון בדרכים יעילות יותר לפני השלמת המדריך.
הבדל בין המדיניות לבין ההליך
המדיניות כוללת כללים כלליים המתארים מה ניתן או לא ניתן לעשות, וזה נע בין פילוסופי ל ספציפי. לדוגמה, מדיניות יכולה להיות "אנחנו ידידותיים לסביבה" או "להגיש את כל בקשות הקבלה למחלקת הקבלה". הליכים מתארים את התהליכים שלב אחר שלב לביצוע מדיניות. בעת יצירת מדריך מדיניות ונהלים, הבדל בין השניים על-ידי הפיכת כותרות המדיניות והנהלים של כל תת-דוח של מדיניות או רשימות. זה יאפשר את המדריך כדי לנווט במהירות על ידי עובדים המעוניינים למצוא מידע ספציפי על איך מדיניות צריכה להתבצע.
להיות ברור וספציפי
בעת כתיבת מדיניות ונהלים ידני, ייתכן שיהיה עליך לעתים קרובות לסקור את העבודה שלך כדי לחתוך כל ז 'רגון, משפטים מורכבים והוראות מעורפל. נסו לשמור משפטים על 15 מילים או פחות. הימנע ריצה או משפטים שיכולים להתפרש ביותר מדרך אחת. במקום לתת הוראות כגון "לעבד את כל החשבוניות ולשלוח טופס למנהל", לתאר את ההליכים לעיבוד החשבוניות ולספק את שמו של הטופס הספציפי שישלח למנהל.
ייתכן שתרצה שיהיה לעובד אחד או יותר לעיין במדריך המדיניות והנהלים כדי לבדוק אם הם נתקלים בקשיים כלשהם.
סקור ועדכן באופן קבוע
מדריך מדיניות ונהלים הוא מסמך חי. כדי לשמור את זה שימושי, לבדוק ולעדכן אותו במידת הצורך. לקיים פגישה אחת לשנה כדי לראות אם יש לבצע שינויים כלשהם במדריך המדיניות והנהלים. זה כולל דרכים חדשות לעשות עבודה, rewording קשה או מבלבל פסקאות וסיעור מוחות דרכים להפוך את המדריך שימושי יותר, כגון על ידי הוספת מידע נוסף או צבע קידוד פרקים שונים.
הימנע לשים זמן מידע רגיש כגון שמות של אנשי קשר, מספרי טלפון של אנשים וכתובות אתר אינטרנט לתוך המדיניות. במקום להתייחס לאנשים או כותרים ספציפיים במדריך, עיין בשמות המחלקה. זה יעזור להבטיח את המדיניות ואת הנוהל ידני נשאר רלוונטי יותר.
