מערכת מספור למדיניות ונהלים מסייעת למשתמשים לנווט באמצעות מדריך מבוסס נייר או באינטרנט. מערכת סטנדרטית מספקת הן עבור הארגון הלוגי ומבטיח המשתמש יכול למצוא מידע מבלי לסרוק כל דף הכותרת. ארגון מחלקתי ומערכת מספור מספריים או מספריים הם דרכים פשוטות אך יעילות כדי לוודא שלפוליסה או לפרוצדורה יכול להיות רק מיקום אחד אפשרי במדריך.
פריסת מדיניות ומספור עמודים
ארגן את המדיניות לפי סדר אלפביתי, כולל כל פרק נפרד, ומספר כל פרק באמצעות מספר מתחם, כגון 1.0 ו -2.0. לדוגמה, אם מדיניות מחלקת משאבי אנוש תופסת פרק 5, השתמש "5.0 - משאבי אנוש" ככותרת הפרק. מספר הדפים בתוך כל פרק בסדר רציף, לא בסדר רציף מההתחלה ועד סוף המדריך.
מספור להליכים
יצירת מספרים עבור נהלים על ידי צירוף מספרי הפרקים. לדוגמה, אם "5.0 - משאבי אנוש" כולל שישה נהלים, מספר אלה מ 5.1 ל 5.6, וכוללים את השם של כל הליך. השתמש הזחה, אותיות קטנות אותיות וספרות קטנות אותיות קטנות כדי לזהות צעדים ותת-השלבים בתוך כל הליך. לדוגמה, אם הליכי סיום תופסים מיקום 5.2, השתמש באותיות "a, b ו- c" כדי לזהות את השלבים בסיום העובד. אם כל אחד מהשלבים האלה כולל תת-שלבים, זהה אותם באמצעות ספרות רומיות קטנות, כגון "i, ii, iii".
מספור שיקולי מערכת
למרות מערכת מספור טוב מאפשר תיקונים, זה לא לגמרי בטוחים לגבי תוספות. אם זה אפשרי, להרכיב את המדריך וליצור את מערכת מספור רק לאחר שתסיים ליצור את כל המדיניות הנדרשת ונהלים. אחרת, תצטרך גם להוסיף מדיניות חדשה בסוף המדריך או מספר מחדש הכל כדי לשמור על סדר אלפביתי.
