איך לכתוב מכתב סירוב ללקוח או מישהו אחר

כאשר אתה מנהל עסק, יש פעמים כאשר אתה צריך להגיד לא ללקוח, ספק או שותף. לעשות את זה באופן מקצועי יכול לעזור לשמור על יחסים טובים.

מצגת מכתבים מקצועית

כתוב את מכתבך על נייר מכתבים של החברה או נייח ושלח את המכתב מהאדם המתאים ביותר בארגון שלך. אם יש מספר תלונה של הלקוח, מספר הזמנת רכש או חשבון לעיון, הוסף אותו בתכתובת שלך.

המדינה מקרה שלך

להוביל עם הערה חיובית, כגון להודות ללקוח על בקשתו, ולאחר מכן להגיע ישר לעניין. לדוגמה, "תודה על חסותך ועל מכתבך האחרון בנוגע לסטטוס האחריות על דגם מצלמת הווידאו XYZ. לאחר מחקר מקיף, אנו מוצאים שאנחנו לא יכולים לכבד את האחריות על מצלמת הווידאו שלך כפי שנדרש."

גבה את הרציונאל שלך

תן סיבה ספציפית למה אתה מסרב לבקשת לקוח. לדוגמה, לצטט מדיניות החברה, לסקור את עיקרי המקרה או לסכם אחרת מה עומד מאחורי ההחלטה שלך. כלול קבצים מצורפים במידת הצורך, כגון עותקים של חוזים, כתבי אחריות או מסמכים אחרים התומכים בעמדתך. לדוגמה, "כפי שתראה בהסכם האחריות המצורף, מדיניות שירות מלא זה הייתה בתוקף למשך 12 החודשים הראשונים של הבעלות. לפי הרישומים שלנו, רכשת את המצלמה שלך לפני שלוש שנים, מה שהופך את הטענה של היום לא מוצדקת."

להציע פשרה

במקרים מסוימים, אין מקום לפשרה או להרחבת ענף זית, אבל אם אתה רוצה לשמור על העסק של הלקוח בהמשך הדרך, להציע איזה ויתור כדי לעזור לרכך את המכה. לדוגמה, "ברצוננו להציע לך הנחה של 25% על רכישת מצלמת וידאו חדשה", או "מצורף, אנא מצא כרטיס מתנה $ 50 אשר ניתן לפדיון עבור כל רכישה האלקטרוניקה בחנות שלנו."

סוגים אחרים של סירוב

במהלך ניהול העסק שלך, ייתכן שיהיה עליך לבטל את תנאי החוזים עם ספקים, לדחות בקשות לעובדים לחופשה או לכתוב אחרת התכתבות מקצועית לשותפים עסקיים אחרים. עקוב אחר ההנחיות הכלליות שתוארו לעיל, תוך התאמת האות למצב הספציפי.

טיפים

• הכחשת חוזים: "תודה על ההזדמנות לחדש את החוזה שלנו עם ABC לסרב להסרת. בשל הגידול האחרון שלך דמי, בחרנו להעסיק את שירותיו של ספק אחר."

  בקשות עובדים: "הבקשה שלך עבור תשלום בתשלום במהלך השבוע האחרון של דצמבר נדחתה, כמו השבוע הזה הוא שחורה החוצה עבור כל העובדים עקב מלאי סוף השנה.

  הזמנות עמיתים: "תודה על ההזמנה לשרת במועצת המנהלים שלך. לרוע המזל, יש לי מספר התחייבויות מקצועיות קודמות שמונעות ממני לקחת על עצמי תפקידים חדשים בשלב זה ".

תעטוף את זה

סיכם את המכתב שלך בהבעת תודה על היחסים הקיימים ואחריו הזמנה לדון נוסף בנושא אם יש צורך. לדוגמה, "תודה על העסק שלך.אם יש לך שאלות או שאתה רוצה לדון בנושא זה נוסף, אל תהסס לפנות אלי ישירות."