ישנם מספר מקרים שבהם ייתכן שתתבקש לכתוב מכתב בשם מישהו אחר. עורכי דין, למשל, עושים זאת באופן קבוע. מצבים אחרים כוללים כתיבה עבור אנשים שאין להם את הכישורים לעשות את זה בעצמם או מי הם לומדים שפה שנייה ולא יכול לכתוב באנגלית. היעדרות הבוס שלך מהמשרד עשויה להיות סיבה נוספת עבורו לבקש ממך לכתוב מכתב בשמו. לא משנה למה אתה כותב את המכתב עבור חלק אחר, הפורמט הוא עקבי.
קביעת תוכן
לדבר עם האדם שאתה הולך לכתוב את המכתב בשם. ערכו רשימה של נקודות כדי לכסות, את האדם לכתובת את המכתב ואת כל הפרטים האחרים, כי יש לכלול. לדון בנושא המכתב עד שאתה מרגיש שיש לך מספיק מידע רקע לכתוב את זה כראוי.
השתמש Letterhead ו מכתב מכתב עסקי
לכתוב על נייר מכתבים אם אפשר, כי זה משאיל אמינות התכתובת שלך. אם אין לך נייר מכתבים, הקלד את הכתובת של האדם שאתה כותב את המכתב שלו על החלק העליון של הדף, השאר רווח והקלד את התאריך. התחל עם ההצדעה, "יקר" ואחריו שם האדם, הכותרת פסיק. אם, למשל, אתה כותב לחברה זה היה קורא "גברת בריגס היקרה", או "אל נשיא בית המשפט", אם זה לבית המשפט.
אמץ את פורמט הבלוק עבור מכתבים עסקיים. כל המשפטים מתחילים בצד שמאל של הדף; פסקאות מופרדות על ידי רווח קו. המרחק בין הסגירה שלך הוא שלוש עד ארבע שורות כדי לאפשר חתימה שלך. הקלד אותיות עסקיות במקום לכתוב אותן בכתב יד.
להכריז מחברים
תצהיר שאתה כותב בשם אדם אחר, אם זה מתאים, כגון במכתב לבית המשפט. אם זה מכתב יוצא תחת השם של האחר אתה לא צריך לציין כי היא לא לכתוב את זה בעצמה. במקרה של פגיעה גופנית או בעיות שפה מציינים את הסיבה: "אני כותב בשם ג 'רמי Smithers כפי שהוא שבר את שני פרקי הסקי שלו."
השתמש בשפה אפקטיבית וקלה להבנה
להגיע לעניין. מכתבים - בין אם עבור מישהו אחר או לא - צריכים להיות קצרים ותמציתיים. המדינה את הסיבה שאתה כותב ולאחר מכן להתחיל פסקה חדשה עבור הרעיונות התומכים שלך. זכור לשנות פסקאות ולהשאיר רווח בעת שינוי רעיונות. כתוב בשפה קלה להבנה. אל תשתמש מילה גדולה כאשר אחד קטן יעשה ולשמור על המשפטים שלך קצר. המטרה של הבהירות במקום לנסות להרשים את הקורא שלך עם אוצר המילים נרחב.
השתמש בקול פורמלי
שמור על הטון העסקי. הימנע משפטים פורחים להישאר להתמקד בנושא שאתה כותב על. אל תציעו את דעתכם בנושא, אלא אם כן יש סיבה טובה מאוד לעשות זאת.
סגור חזק
לסכם את תוכן המכתב בפסקה הסופית. גם לציין את הפעולה אדם שאתה כותב את המכתב עבור הרצוי נלקח. אם ניתן להחליף מכשיר פגום או בקשה לפגישה. השתמש בסגירה "בכבוד רב" או "בכבוד רב" כדי לשמור על עקביות עם הטון העסקי של המכתב. ביטויים כגון "שיחה בקרוב" או "החבר שלך" אינם מתאימים. לחתום ולהקליד את שמך, ואחריו את המילים "בשם שם האדם שאתה כותב עבור."
סקירה
השאר את המכתב למשך יום או יומיים ולאחר מכן ערוך אותו. כמו גם דקדוק שגיאות כתיב, לחפש מילים מבולבלות כגון "עבר עבר" או "להשפיע ולהשפיע". בדוק את זה נגד הרשימה המקורית שלך כדי לוודא שאתה לא שוכח שום דבר. שים את עצמך במקום של המכתב של המכתב. קרא את זה בקול רם לעצמך והעריך אותו על הטון והתוכן. ערוך בהתאם. עיין במכתב עם האדם שעליו כתבת. ודא שאתה לא להתעלם שום דבר שהאדם רצה כלל.
