מחלקות הכספים הן חלק בלתי נפרד מארגון, המספק את הדלק כדי לשמור על התקדמותו. על ידי תקשורת, ניהול כסף בתבונה להישאר מעודכן על הזדמנויות זמינות, מחלקות האוצר יכול להבטיח זרימה קבועה של כספים לתוך הארגון.
לפתח תקציב מדויק
מחלקות פיננסיות שואפות לפתח תקציב ריאליסטי המציין בבירור מה הארגון יבלה. בכך הם עוזרים לכל סניפי הארגון לתכנן את פעילותם. התקציב חייב להראות בבירור כמה מחלקות יכול להוציא על כל פעילות מסוימת או צורך, כגון ציוד חדש. כדי ליצור תקציב מדויק, מחלקת הכספים חייבת לתקשר ביעילות עם ראשי מחלקות אחרות כדי לקבוע מה הם צריכים ולשנות מטרות לא מציאותיות.
תאום עם מחלקות אחרות
מחלקת הכספים צריכה גם היא לשאוף לתאם את זרימת הכספים עם פעילות הארגון תוך שימוש בתכנון ארוך טווח תוך הכנה לצרכים קצרי טווח. זה כולל עיתוי, כדי לוודא הארגון יש מספיק כסף עבור הפעילויות שלה בעת הצורך. במילים אחרות, אם הארגון יקבל מענק גדול בחודש נובמבר אבל צריך קרנות עבור פרויקט חדש בחודש יולי, מחלקת הכספים ומחלקות אחרות צריך לדון אם הם יכולים להרוויח מספיק כסף או צריך ליזום את הפרויקט מאוחר יותר.
לרכוש כספים
מחלקת הכספים צריכה להחליט כמה חוב צריך הארגון, תוך התחשבות ביכולתו להחזיר את החוב. על המחלקה להחליט אם מקורות המימון - כגון הלוואות, מניות ומענקים - יכירו בצורה הטובה ביותר את צרכי הארגון ותכליתו. לאחר מכן הוא חייב לחקור את ההזדמנויות הזמינות ואת שיעורי הריבית, אם רלוונטי, ולבקש הזדמנויות אלה. כמו כן, מחלקת הכספים צריכה להשקיע את הכספים שהיא מקבלת בחוכמה כדי לגרום להם לגדול.
לשלם חובות
מחלקת הכספים חייבת להחזיר את נושיה של הארגונים במועד ובצורה הוגנת. זה מראה נושים הארגון יכול להיות מהימן כבר ניהול הכספים שלה בתבונה, מה שהופך אותם סביר יותר להמשיך להשקיע בארגון. כמו כן, על המחלקה הפיננסית להחליט איזה חלק מכל עודפי הכספים יחלקו בין בעלי המניות לעידוד השקעות.
לשמור על שקיפות
מחלקת כספים צריכה לשאוף לשקיפות של פעילותה, כך שמשקיעים, לקוחות או אחרים הקשורים לארגון יידעו שהם יכולים לסמוך על עובדיה. משמעות הדבר היא מתן מידע פיננסי יסודי ומדויק לכל בעלי העניין. כדי לענות על מטרה זו, המחלקה צריכה לשמור תיעוד זהיר של כל העסקאות לתקשר בצורה ברורה עם כל מי מבקש מידע.
