עם התקדמות מתמשכת של הטכנולוגיה, אחת המגמות האחרונות יותר של המאה ה -21 כבר מה שנקרא במשרד ללא נייר. משרד ללא נייר הוא בעצם ללא נייר לחלוטין, אלא משתמש מינימום של נייר וממיר כמו תיעוד רב ככל האפשר כדי טופס דיגיטלי. למשרד ללא נייר יש יתרונות וחסרונות, אשר שניהם צריכים להיחשב על ידי ארגון שוקל מעבר מן הרשומה הקונבנציונאלי.
יותר קומפקטי ויעיל
קבצים דיגיטליים דורשים שטח פיזי הרבה פחות מאשר קבצי נייר, והם הרבה יותר קל לשמור על סדר. בנוסף, קבצים דיגיטליים בארכיון הם הרבה יותר קל לגשת מאשר קבצי ארכיון בארכיון. קבצים דיגיטליים יכולים להיות משותפים בקלות בקרב משתמשים רבים בבת אחת, וגישה ממקומות מרוחקים, שיפור יעילות העבודה.
מודעת נפש
פחות נייר קבצים פירושו פחות נייר המשמש עותקים כפולים ועל הרשומה הכללית. גורם זה הופך את המשרד ללא נייר יותר מודע לסביבה ברוב המקרים. עבור מגזינים מקוונים ופרסומים אחרים, פרסום דיגיטלי פירושו חיסול דיו המכילים מתכות כבדות, ממיסים וחומרים אחרים אשר מזיקים לסביבה.
תוכנה וחומרה חששות
משרד ללא נייר הוא רק יעיל כמו התוכנה והחומרה המשמש לאחסון רשומות לאפשר לעובדים להיות. באגים תוכנה וציוד תקלות יכול לגרום שיבושים גדולים על פעולתו של נייר ללא נייר. תחזוקת התוכנה והחומרה של משרד ללא נייר היא גם חשש; טכנולוגיית המידע (IT) צוות או יועצים הם לעתים קרובות הכרח, כמו גם טכנאים לשירות החומרה על בסיס קבוע.
שגיאות הזנת נתונים ועקומות למידה
כמו בכל מעבר, המעבר למשרדים נטולי נייר כולל לעתים קרובות עקומת למידה, במיוחד בסביבה משרדית שבה העובדים כבר לא מבינים את המחשב. שגיאות הזנת נתונים יכולות להיות יקרות ויכולות לגרום לבעיות גדולות. בנוסף, שגיאות הזנת נתונים ותיקיות עשויות לגרום לקטלוגים של רשומות, מה שהופך את זה קשה או בלתי אפשרי למצוא אותם במועד מאוחר יותר.
חששות ביטחוניים
רשומות דיגיטליות יכולות להיות חשופות לגישה לא מורשית, בין אם על ידי פריצה או על ידי אבטחה רשלנית מצד העובדים. במיוחד עם רשומות רפואיות ורגישות רגישות, אובדן נתונים יכול לגרום אחריות משמעותית עבור החברה המעורבת, במיוחד אם רשלנות מעורבת. השמטת רשומות דיגיטליות יוצרת קושי מיוחד, במיוחד בסביבת רשת משותפת. פשוט מחיקת קובץ אינו מוחק לחלוטין את הרשומה הדיגיטלית, בדיוק כמו לזרוק מסמך לתוך פח האשפה לא יכול למנוע ממישהו אחר לאחזר את הנייר מאוחר יותר.
