כאשר חברה קונה מכונות, כלי רכב, תוכנה או פריטים אחרים, אשר נחשבים כנכסים בשל השימושיות לטווח הארוך, הם נחשבים להוצאות הון. בגלל העלות המשמעותית, רוב החברות מתכננות מראש רכישות אלה; אבל כאשר מכונות נשברת או טכנולוגיה חדשה מהווה הזדמנות עבור חברה כדי לייעל תהליכים, ההוצאות כמויות גדולות של כסף יש לשקול כנגד השירות של הרכישה. כדי ליצור מדיניות לגבי הוצאות אלה, על ההנהלה לבחון את ההיסטוריה של הוצאות החברה ולהסיק מסקנות בהתאם.
סקירת רשומות חשבונאיות קודמות על מנת לקבוע את דפוסי ההוצאה על מוצרי הון ולאמוד את ההוצאות הלא מתוכננות השנתיות עקב החלפת ציוד.
יצירת תקציב תבנית הכוללת ניסיון העבר והוצאות מתוכננות. אומדן אחוז הוצאות ההון הלא מתוכננות וכולל הפרשה לסעיפים אלה.
לקבוע כיצד החלטות לגבי הוצאות בלתי מתוכננות נעשו בעבר ולשים לב איך גובשו החלטות מוצלחות.
כתיבת נהלים לזיהוי הוצאות הון שייכנסו לתקציב, כולל הצעות RFP (הצעה להצעה), דרישות הצעת מחיר, דרישות תשלום, תיעוד הצורך ורשימת ביקורות ואישורים שיש לבצע לפני הכללת פריט העלות תקציב.
כתיבת רשימת פעולות המכסה כיצד יש לקבל החלטות על הוצאות בלתי מתוכננות. יש לכלול את ההשלכות הנדרשות על ההוצאות המתוקצבות, וכן מערכת להשוואת ההוצאות הצפויות עם הנחות ההכנסות והערכת רמת הסיכון הכרוכה בהוצאות הכספיות.
ארגן את המדיניות שלך עם מבוא המציין את מטרות המדיניות, פרק המכסה את הוצאות ההון המתוכננות ואת תהליך הכללתם בתקציב, פרק על הוצאות הון לא מתוכננות וכיצד הן אמורות להיות מוערכות, וכן מדיניות לקביעת סכום הקצבה להוצאות הון בלתי מתוכננות שיש לכלול בתקציב השנתי.
טיפים
-
מדיניות היא רק טוב כמו האכיפה שלה. במהלך תהליך יצירת המדיניות שלך, לדרוש מכל מנהלי אשר עשויים להיות מושפעים להשתתף באופן פעיל בניסוח שלה ולקבל אישורים בכתב על כל מרכיב מרכזי של המדיניות.
אזהרה
להיות מוכן לשנות את המדיניות החדשה שלך כמו הזדמנויות להתעורר. שליטה על הסיכון של ביצוע הוצאות הון בלתי מתוכננות כוללת מחלקת חשבונאות חזקה ומגיבה שיכולה לספק מידע פיננסי מדויק ברגע של הודעה מוקדמת.
