הדוחות הכספיים של החברה כוללים את דוח רווח והפסד, מאזן ודוח על תזרימי המזומנים. דוח הרווח וההפסד מסכם את ההכנסות, ההוצאות והרווחים בתקופה חשבונאית. המאזן מפרט את הנכסים, ההתחייבויות וההון העצמי והדוח על תזרימי המזומנים מסכם את תזרימי המזומנים ואת התזרים. הדוחות הכספיים המדויקים חשובים משום שהנהלות, משקיעים, נושים ומבקרים חיצוניים תלויים במידע אמין ומלא כדי להעריך את מצבם הפיננסי והביצועי של החברות. הדיוק מתחיל עם רשומות יומן ומסתיים עם המנכ"ל המאשר את האמינות של המידע.
ודא את הדיוק של תהליך הזנת הנתונים, אשר כוללת תנועות יומן של עסקאות פיננסיות ופרסום של תנועות יומן ליומן. אם אנשי מקצוע הזנת הנתונים שלך עושים שגיאות במתמטיקה או להזין את הנתונים בחשבונות הלא נכונים, אפילו חבילת חשבונאות מתוחכמת לא תזהה את זה. הדרכה וניטור אקראי הן שתי דרכים להבטיח בקרת איכות בתהליך הזנת הנתונים. בחודש נובמבר 2010 "צפון נבאדה Business Weekly" מאמר, רואה חשבון מוסמך מייק Bosma ממליץ לך לספק את הפקידים הזנת נתונים עם תרשים מודפס של חשבונות החברה להשתמש כהפניה כך שהם להזין את הנתונים בחשבונות הנכון.
התאמת רשומות החשבונאות שלך עם רשומות חיצוניות, כגון הצהרות הבנק, חשבוניות הספק, הצהרות כרטיס אשראי ומסמכים אחרים. המספרים צריכים להתאים. לדוגמה, יתרת המזומנים במאזן שלך צריכה להיות תואמת את יתרת הסיום בהצהרת הבנק שלך. כמו כן, יתרת ההתחייבות לטווח ארוך צריכה להתאים את סך היתרות על המשכנתא ומסמכים אחרים לטווח ארוך ההלוואה.
בדוק שגיאות במאזן ברור. בהודעת הדרכה שפורסמה באתר האינטרנט שלה, מרכז הפיתוח העסקי של אילינוי קטן באוניברסיטה של אוניברסיטת אילינוי ממליץ לבעלי עסקים קטנים לחפש שגיאות ברורות במאזן, כגון יתרות מזומנים שליליות.
סקור את דוח הרווח בגין שגיאות אפשריות. עלות הסחורה שנמכרה לא צריכה להיות זהה בכל חודש, שכן הרכב המכירות שלך עשוי להשתנות מדי חודש. אם יש לך רכוש קבוע, לא צריך להיות ערך עבור הוצאות פחת. ודא שביצעת את ערכי ההתאמה להוצאות שנצברו, אך לא שולמו, כגון הוצאות ריבית והוצאות שכר.
ודא שביצעת התאמות בגין הוצאות שלא במזומן בדוח על תזרימי המזומנים. ההבדל במאזן המזומנים נטו בין תקופות קודמות לתקופות קודמות צריך להתאים את השינוי בדוחות הבנק שלך, בהנחה שתמורת ההלוואה תעבור בחשבונות הבנק של העסק שלך.
מעקב עם מנהל החשבונות שלך, מנהל החנות או מנהל המחסן אם אתה מזהה חריגות. לדוגמה, מאזן מלאי גבוה מהרגיל עשוי להיות תוצאה של יותר מדי פריטים מיושנים או מופסקים במלאי. כמות גבוהה של החזר מכירות עשויה להצביע על בעיית בקרת איכות במתקן הייצור או במתקן הספק.
