החזר קילומטראז בקליפורניה נשלט הן על ידי קוד העבודה, סעיף 2802, ואת קוד קליפורניה תקנות, כותרת 8, סעיף 13700-13702. אם מעסיק בקליפורניה דורש מעובד לנהוג בעסקי חברה רשמיים, עליו לספק לעובד רכב, שבו כל ההוצאות מכוסות, או לפצות את העובד על עלות הנהיגה. החוק בקליפורניה מספק כמה גמישות למעסיקים בקביעת בדיוק איך לפצות את העובדים עבור קילומטראז הוצאות הקשורות לנהיגה.
החזר קילומטראז בסיסי
על פי החוק בקליפורניה, החזר קילומטראז 'מוגדר כסכום המשולם לעובדים בגין כל "העלויות הכרוכות ברכב תפעולי שמספק העובד לעבודה". החזר הקילומטראז 'אינו מוגבל לעלויות הגז, אלא חייב לפצות את העובד על גורמים נוספים כגון פחת הוצאות הרכב, התיקונים והוצאות הביטוח. הנסיעה הרגילה של העובד אינה ניתנת לפירעון, אלא אם כן מעסיק המעביד הגבלות על העובד במהלך הנסיעה, מחייב את העובד להיות זמין לעבודה או מנחה אותו לבצע עבודה במסע. החוק בקליפורניה דורש מעסיק לשמור על רשומות יומי של קילומטרז 'reimbursable, וכן המנדטים כי תשלומי החזר חייב להיעשות עד סוף החודש שלאחר החודש שבו התרחשה או כאשר העובד הגיש את התביעה. ב Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) מצא בית המשפט כי קיימות שלוש דרכים מקובלות לכך שמעסיק בקליפורניה עשוי להחזיר את הוצאות הקילומטראז '- שיטת "ההוצאה בפועל", שיטת "החזר קילומטראז" ושיעור "סכום חד פעמי" " שיטה.
שיטת הוצאה בפועל
בשיטת ההוצאות בפועל, על העובדים למסור למעסיק את רישומי ההוצאה המפורטים. רישומים אלה יכללו את ההוצאות בפועל עבור כל אחד מהרכיבים הניתנים להחזר של הפעלת רכב ויהיו חייבים לכלול הוצאות מחולקות כגון צמיגים, נפט, ביטוח ופחת. העובד יצטרך לחשב את החלק של זמן הנהיגה הכולל שהיה קשור לעבודה ולהשתמש באחוז זה כדי לחשב את הכמות היחסית. העובד גם יספק עלויות הגז. בעוד שיטה זו היא כנראה המדויקת ביותר, זה דורש דיווח מפורט על ידי העובד, זמן רב בדיקת העובד על ידי המעסיק.
שיטת "החזר קילומטראז '"
כדי להפחית את נטל הדיווח במקצת, אך עדיין לספק החזר הוגן לעובדים, המעסיקים יכולים להשתמש בשיטת החזר קילומטראז '. שיטה זו מספקת החזר חודשי של הוצאות על בסיס שיעור ההחזר החודשי של שירות מס ההכנסה, אשר המחלקה לאכיפת תקני עבודה של קליפורניה העלתה אופציה היא שיעור החזר סביר לכל ההוצאות שנגרמו בנסיעה. אם העובדים או המעסיק מסכימים כי שיעור מקובל, התשלום עשוי להיות שונה שיעור IRS - אבל הנטל הוא על הצד המתלונן להוכיח מדוע זה צריך להיות המקרה. על פי שיטת החזר קילומטראז ', רשומות של כל קילומטר מונע, ואת תאריך הנסיעה נהגה, עדיין חייב להישמר.
שיטת 'סכום'
שיטת "סכום חד פעמי" של החזר מאפשרת למעסיק לפצות עובדים על הוצאות נסיעה על ידי הגדלת הפיצוי הכולל שלהם. זה יכול להיות תשלום מסוים - המכונה לעתים קרובות "קצבה אוטומטית" - או להגדיל את פיצוי הבסיס. אם המעסיק מגדיל את הבסיס או העמלה, באחריות המעביד לזהות את סכום הפיצויים המיועד להחזיר את העובד להוצאות רכב. אפשרות סכום חד פעמי עשוי להיות מתאים שבו עובדים לעתים קרובות לעשות את המסעות אותו מסיבות הקשורות לעבודה.
